Evenement organiseren: hét social media plan!

Ben je van plan om een evenement te organiseren en heb je al een datum geprikt? Dan is de volgende stap die je moet gaan maken het opstellen van een social media plan. Een plan stel je op om je bezoekers de beste mogelijke experience te geven. In deze blog geven we een aantal tips om social media optimaal in te zetten voor je evenement!

Pré-event

Niet alleen tijdens, maar zeker ook voorafgaand aan je evenement, moet je meerdere zaken goed op orde hebben. Het is belangrijk om goed voorbereid je evenement te starten en wij geven je daarbij een aantal tips waarmee je aan de slag kunt.

Focus op de doelgroep

Bedenk goed wie jouw doelgroep is en ook waarom. Maak voor jezelf precies duidelijk welke soort mensen je naar je evenement wil trekken en leg hier de focus op. Door focus te leggen op één bepaald soort mensen, kun je veel meer bereiken dan dat je overal verspreid de focus op gaat leggen.

Onderscheid de sociale netwerken

Daarna is het belangrijk om te weten op welk social media platform je doelgroep het meest te vinden is en waar zij actief gebruik van maken. Geef dat platform je voorkeur en richt je daarop zodat je weet waar je je marketing budget en tijd kunt gaan inzetten.

Maak een communicatie schema

Door een schema te maken waarin staat wat voor content er gedeeld moet worden, wie dit schrijft en uitvoert kun je de werkdruk onder je werknemers verminderen en de productiviteit verbeteren. Maak per dag een schema en zet daar alle content in die je op die dag wilt plaatsen en ook vooral wie dit plaatst. Dit voorkomt misverstanden en onnodige problemen.

Creëer content voor je doelgroep

Maak content waar je doelgroep zich aangesproken door voelt en waardoor zij betrokken raken bij jouw organisatie. Wij zetten een aantal voorbeelden voor je op een rij:

  • Geef antwoord op hun problemen en los hun vragen op;
  • Leg uit hoe je bepaalde zaken moet aanpakken, zodat zij daar wat aan hebben en iets mee kunnen doen;
  • Maak checklists waarop staat waar je allemaal aan moet denken voor, tijdens en na je evenement en wat je absoluut niet mag vergeten;
  • Inspireer je doelgroep door middel van interviews met belangrijke beïnvloeders, sprekers en klanten;
  • Plaats berichten van eerdere evenementen zodat zij een idee krijgen van hoe het er uit zou komen te zien en alvast in de sfeer komen.

Gebruik een eigen hashtag

Kies een hashtag voor je evenement, maar zoek eerst uit of deze hashtag niet al eerder gebruikt is voor andere gebeurtenissen. Als je eenmaal een goede hashtag gevonden hebt, gebruik deze dan op de sociale netwerken die jij gebruikt. Gebruik daarnaast gerelateerde andere hashtags om het bereik van je marketing te vergroten, maar zorg ervoor dat je gebruikers niet volspamt door te veel hashtags te plaatsen. Kijk op https://www.hashtags.org/ of jouw hashtag al gebruikt is.

Visuele platformen

Ontwikkel je visuele inhoud en het sociale netwerk van het merknetwerk, bijvoorbeeld de Facebookpagina. Het is handig om tijdens het uitvoeren van het evenement op Facebook geen jaartal te gebruiken. Wanneer je volgend jaar weer hetzelfde evenement wilt organiseren, heb je al een pagina met het juiste publiek die je weer opnieuw kunt gebruiken.

Maak alles mobielvriendelijk

Zorg er voor dat je marketingstrategie in staat is om eventuele mobielvriendelijke inhoud, apps, een website en een registratieproces te kunnen overwegen. Door je evenement overal te kunnen uitbreiden, kun je eventueel alle mogelijke kansen benutten, ook voor later. Een uitbreiding van je evenement zal vaak leiden tot meer betrokkenheid van je doelgroep en dat zorgt voor jou als organisatie natuurlijk voor meer merkbekendheid.

E-mail tips

Bouw je e-maillijsten met opties en gratis downloads. Stuur regelmatig pre-event nieuws, teasers en nuttige inhoud naar je doelgroep om hen te amuseren en te blijven herinneren. Maar denk erom dat je niet te vaak doet om te voorkomen dat je doelgroep je als spam ziet.

Pre-event planning tips

Het plannen van de marketing van het evenement is eigenlijk net zo belangrijk als het plannen van het evenement zelf. Om alles romdom het pre-event zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we wat planning tips voor je opgesteld die je helpen voor een goede voorbereiding op het daadwerkelijke evenement.

Bepaal je doelstellingen

Bepaal je evenemententijdslijn en breek dan door met je communicatieplan. Gebruik SMART-doelstellingen voor meer betrokkenheid, verkeer en conversie met de doelgroep.

Let op de datum en tijd

Selecteer een datum en tijd voor het plaatsvinden van jouw evenement, maar houdt rekening met vakantieperiodes, belangrijke voetbalwedstrijden, concerten, tijd van de maand of andere belangrijke data en evenementen. Door een evenement te organiseren op een datum dat er voor jou geen ‘concurrentie‘ ontstaat in verband met andere evenementen, heb je de meeste kans dat er veel mensen naar jouw evenement komen.

Budget

Houdt een realistisch budget apart voor je marketing waarmee je genoeg kunt uitgeven aan content, advertising en tools.

Verdeel de rollen

Verdeel rollen en verantwoordelijkheden. Bepaal vooraf duidelijk wie wat doet en zet dit in een overzichtelijke planning. Hierdoor is alles helder en worden er geen dubbele taken uitgevoerd. Het maken van een duidelijke rolverdeling zorgt er tevens voor dat er geen miscommunicatie ontstaat onder de werknemers en binnen de organisatie.

Maak gebruik van tools

Selecteer tools die gebaseerd zijn op jouw doelen en kanalen. Gebruik social media monitoring tools om te luisteren en te reageren op je publiek en waarmee je de statistieken kunt bekijken van belangrijke gebeurtenissen. Door je statistieken te bekijken weet je welke content je publiek wel en niet relevant vond. Hoe vaker zij namelijk op een bepaald bericht geklikt hebben, des te interessanter zij het vonden. Kijk dus naar je statistieken en haal het optimale uit je tools.

Meet je prestaties

Meet iedere dag de prestaties van je marketingcommunicatie en pas ze aan om te verbeteren.

Vereenvoudig je registratieproces

Zorg ervoor dat het registratieproces makkelijk te gebruiken en te begrijpen is. Verbindt sociaal delen door middel van registratie om mensen aan te moedigen zodat zij hun boekingen delen met vrienden.

Goede voorbereiding

Stel goede content en nieuws op voor de dag dat het evenement plaatsvindt op basis van sprekers, belangrijke toespraken en aankondigingen. Dit maakt het gemakkelijk voor de mensen om het nieuws en de content te delen.

Sleutelpersonen

Focus je op een perspersoon waar het om draait en die het belangrijkste is. Zorg ervoor dat diegene exclusieve content toegewezen krijgt. Houdt diegene op de hoogte en geef hem of haar vroegtijdig toegang tot interviews met de allerbelangrijkste mensen.

Creëer content

Creëer content rondom het evenement zoals blogs, foto’s, infographics, conversaties, posts en video’s. Gebruik deze om meer verkeer op te bouwen en om je doelgroep, je publiek te bereiken.

Houd een competitie

Wanneer je genoeg budget hebt, kun je ervoor kiezen om een wedstrijd te houden. Prijzen kunnen gedoneerd worden door belangrijke sponsoren of je houdt zelf als organisatie een budget apart die kan worden toegewezen aan een wedstrijd. Promoot deze vooral op je sociale platformen.

Tijdens het evenement

Ook tijdens het evenement is het belangrijk dat er allerlei updates op social media verschijnen. Het delen van leuke foto’s en de juiste berichten, dus die relevant zijn voor de doelgroep, doen het altijd erg goed.

Laat het publiek inchecken

Moedig het publiek aan om in te checken bij jouw evenement en dit te delen op social media.

Doe aan Live Streaming

Stream live video van toespraken, interviews en demonstraties.

Deel gebeurtenissen

Leg beelden vast en maak video’s van klantencertificaten van je evenement om deze later te gebruiken voor op YouTube en voor content om over te bloggen.

Bouw een gesprek op

Zorg ervoor dat je consistent bent met het opbouwen van een gesprek tijdens het evenement. Moedig mensen aan om juiste evenement hashtags te gebruiken en om hashtags te gebruiken voor vragen aan bijvoorbeeld gastsprekers. Verbindt hierdoor mensen met elkaar.

Controleer de technologie

Het is belangrijk om er voor te zorgen dat je evenement de bandbreedte heeft die nodig is om je klanten en deelnemers in staat te brengen om online te verbinden en makkelijk gebruik te kunnen maken van social media. Controleer daarom aan het begin van de dag alle technologie.

Zorg voor content van buitenaf

Identificeer de belangrijke beïnvloeders en de mensen die rapporteren over de dag. Geef hen voldoende informatie van binnen uit en zorg dat zij genoeg content hebben voor hun blogs.

Signposting

Geef duidelijk aan waar mensen op de dag zelf informatie kunnen krijgen. Gebruik je website om een lijst op te zetten die verwijst naar belangrijke mensen en link naar hun sociale netwerken, zoals Twitter en Facebook.

Na afloop van het evenement

De dag van het evenement zit erop, maar op social media ben je nog niet klaar. Je doelgroep is benieuwd naar alle foto’s, video’s en gebeurtenissen die zich na het evenement nog afspelen.

Schrijf een blog

Blog over het evenement, bedank mensen en benoem in het bijzonder de bijdragen van het aanwezige publiek. Mede dankzij hen, heb jij je evenement kunnen waarmaken en is dit een geslaagd succes geworden.

Bedank mensen online

Bedank mensen op je netwerken en je e-maillijsten voor het bijwonen van je evenement. Vat de belangrijkste punten samen en benoem enkele belangrijke datums waarop er bijvoorbeeld weer een evenement plaatsvindt en andere belangrijke informatie.

Feedback en ideeën

Maak een korte enquête waarin je vraagt naar de ervaringen van de mensen tijdens het evenement. Het evenement zit nu nog fris in het geheugen, dus het is belangrijk dat je dit zo snel mogelijk doet. Houd het kort, maar vraag om feedback en ideeën om je volgende evenement nog beter te maken!

Deel alle inhoud

Deel dia’s via SlideShare en zorg ervoor dat je publiek vrij toegang kan krijgen tot alle andere inhoud. Deel ook content van anderen na het evenement op je pagina’s. Zorg dat mensen nog lang over je evenement blijven doorpraten.

Conclusie

Zoals je ziet, ben je dus veel tijd kwijt met het opstellen van een goed social media plan en om social media goed in te zetten. Het kan je echter wel veel opleveren. Denk hierbij aan bekendheid en dat fans over je gaan praten. Dus je hebt automatisch een club mensen die ook volgend jaar weer enthousiast over je zullen zijn.

Advies nodig en vrijblijvend kennis maken?

Investeer dus in social media en doe het dan wel goed, half op social media werkt namelijk niet. Wil je advies over hoe je dit het beste kunt doen of wil je je social media uitbesteden? Wij werken al jaren voor het wandelevenement de Bloesemtocht van Het Rode Kruis waar wij alle social media voor verzorgen. Wil je vrijblijvend kennis maken? Neem dan contact met ons op voor een koffiegesprek.