Handige tips voor een lege e-mailbox

Voor zo’n kleine 70% van alle mkb-medewerkers neemt e-mail nog altijd de eerste plek in op de lijst van belangrijkste manieren om te communiceren, ook intern. Talloze mailtjes komen dagelijks binnen, van collega’s, van opdrachtgevers, van potentiële klanten en ga zo maar door. Soms staat er slechts een enkele vraag in..  Hoe krijgen we die mailbox nu eindelijk eens leeg?

Verminder je mailverkeer

Kijk jij ook liever naar een lege e-mailbox dan naar een e-mailbox die zo vol staat dat je er geen wijs meer uit wordt? Deze tips helpen je verder!

1. Welkom Clutter!

Heb je al van Clutter gehoord? Dit is de ideale tool om alleen de belangrijkste mailtjes voor je neus te krijgen. Je kan zelf natuurlijk al je e-mails een bepaalde prioriteit geven, maar dan blijf je bezig met verplaatsen en verschuiven. Clutter laat je in je inbox alleen belangrijke e-mails zien en slaat de overige e-mails elders voor je op.

2. Gebruik de cloud of de telefoon

Word er intern met een clouddienst gewerkt? Maak hier dan ook gebruik van. Chatten is aanzienlijk sneller dan mailen! En waarom een mail sturen met een enkele vraag of een intern mailtje beantwoorden met enkel een antwoord als je het ook kan zeggen? De telefoon is dan toch nog altijd sneller.

3. Plan mailmomenten in

De hele dag komen er e-mails binnen. Betekent dit dat je ook de hele dag je inbox open moet laten staan om direct te kunnen antwoorden? Ruim 65% van de mkb-ers geeft aan zich verplicht te voelen om binnen relatief korte tijd te antwoorden. Dit zou niet nodig moeten zijn. Niet alle e-mail is immers even belangrijk. Het werkt aanzienlijk efficiënter om één of twee momenten van de dag bewust in te plannen voor het beantwoorden van binnengekomen e-mails. De rest van de dag kan je de inbox gewoon gesloten laten.

4. Deel documenten

Als je met meerdere collega’s aan een bestand moet werken, dan kost het ontzettend veel tijd om dit bestand steeds als bijlage door te sturen zodat een ander er weer mee verder kan. Daarnaast laat het de inbox overstromen en raak je het overzicht kwijt. Samenwerken aan een online document in de cloud levert je veel voordeel op, en aanzienlijk wat ruimte in je mailbox.

Communicatie kan ook heel efficiënt verlopen via social media, zodat je geen last meer hebt van een overload aan e-mails. Wil je weten hoe? Volg dan een social media training!