In 6 stappen naar papierloos vergaderen!
Stapels papier, talloze inktpatronen, dubbele afspraken; dat is met papierloos vergaderen allemaal verleden tijd! De technologie gaat met sprongen vooruit, er zijn al diverse applicaties ontwikkeld waarmee je geen papierwerk tijdens een vergadering meer nodig hebt. In dit artikel geven wij je zes stappen zodat je kunt starten met papierloos vergaderen. Daarnaast geven we te een aantal handige tools en apps.
Vergaderen zonder papier
Problemen bespreken en oplossen, informatie-uitwisseling, creatief nadenken over innovaties binnen het bedrijf, dat zijn een aantal doelen van vergaderingen. Vergaderen is over het algemeen niet populair onder de werknemers. Met papierloos vergaderen wordt vergaderen toch een stuk aantrekkelijker.
Efficiënter werken én kosten besparen; dat wil toch iedere werkgever!? Wij hebben een 6-stappen plan opgesteld om over te gaan op papierloos vergaderen.
Stap 1: Creëer een draagvlak
Papierloos vergaderen werkt efficiënt. Het zal je vast niet verbazen dat digitaal vergaderen veel tijd bespaart. De eerste stap is dat je draagvlak en begrip moet krijgen bij je team. Dit zijn een aantal argumenten die je kunt gebruiken:
- Er wordt onder andere bespaard op print- en administratiekosten.
- Voorbereiden wordt ook een fluitje van een cent.
- De documenten kunnen flexibel worden aangepast, zodat alle werknemers de meest recente documenten digitaal kunnen inzien.
- Notuleren wordt ook een stuk eenvoudiger, want deze kan gelijk digitaal gemaakt worden
- Het delen van de notulen is zo gepiept. Dat is ideaal voor de afwezigen, maar dient ook zeker als een geheugensteun voor de deelnemers van de vergadering.
- Genomen besluiten en gemaakte afspraken zijn digitaal vastgelegd en makkelijk terug te vinden.
Zorg ervoor dat je de voordelen van papierloos vergaderen toelicht aan je werknemers, hierdoor voelen ze zich betrokken met deze verandering binnen het bedrijf.
Stap 2: Zorg voor technische randvoorwaarden
Door te overleggen met je collega’s van de afdeling ICT zullen de randvoorwaarden, waaraan het papierloos vergaderen zal voldoen, inzichtelijk worden. Het is belangrijk om te beslissen welke devices gebruikt zullen worden, denk hierbij aan een tablet of een laptop. Krijgen alle medewerkers bijvoorbeeld een tablet? Ook zal een keuze gemaakt moeten worden welke online applicatie er gebruikt zal gaan worden.
Ook moet er overwogen worden op welke manier de data opgeslagen wordt en waar. Staan alle gegevens op Nederlandse servers of in het buitenland? Doordat alle gegevens geordend zijn op één plek kun je gemakkelijk een zoekfunctie gebruiken en is het niet meer nodig om tussen stapels papier te zoeken.
Stap 3: Vergadertools selecteren en installeren
De volgende tools helpen je op weg om te starten met papierloos vergaderen. Deze applicatie tools zijn ontwikkeld om het maximale rendement uit de vergaderingen te halen.
Ourmeeting.nl
Deze applicatie is ontwikkeld om papierloos te vergaderen zo makkelijk mogelijk te maken. Alle benodigde stukken voor de vergadering zijn makkelijk te bekijken in de applicatie en gemaakte aantekeningen zijn direct beschikbaar. Er zullen minder verwarringen ontstaan over wie welke taken uit moet voeren, alle taken staan digitaal vastgelegd. De digitale professionele app, OurMeeting, inclusief takenlijst is onmisbaar voor papierloos vergaderen!
Documentenbibliotheek
Bijgesloten documenten zoals planningen, projectdocumenten, bouwtekeningen, jaarstukken et cetera kunnen in de online bibliotheek worden opgeslagen. Deze manier van documenten opbergen is veilig en tijdbesparend; je hoeft nooit meer in kasten vol dossiers te zoeken naar dat ene document.
Digitale kluis
Alle notulen, dossiers en afspraken kunnen worden opgeslagen in een digitale kluis. Deze digitale kluis functioneert als logboek om bepaalde momenten aan te tonen. Weer erop alert dat uw data op een veilige server staat in Nederland.
Stap 4: Scholing van medewerkers
De applicatie voor papierloos vergaderen is gemakkelijk in het gebruik, maar uiteraard moeten de werknemers wel een duidelijke uitleg krijgen over hoe de app werkt. Ook moet er gedacht worden aan het aanschaffen van de digitale apparaten. Een goed werkend Wi-Fi systeem met voldoende capaciteit is ook niet onbelangrijk.
Stap 5: Trajectplanning
Je kan niet van de ene op de andere dag overgaan op digitaal vergaderen. De overgang kan 1 tot 2 weken duren. Zo voorkomt u dat het implementatietraject uiteindelijk niet slaagt. Hierbij een goede planning:
- Start eerst een pilot met een aantal medewerkers.
- Plan een kritische evaluatie na de pilot.
- Verwerk de kritische punten in het plan.
- Laat alle werknemers tegelijk starten met digitaal vergaderen.
Stap 6: Aan de slag en kosten besparen!
Papierloos vergaderen is ook in financieel opzicht een vooruitgang. Je zult als werkgever besparen op print- en verwerkingskosten. Uiteraard moet (of kan) er geïnvesteerd worden in de technische hulpmiddelen, maar uiteindelijk zal het kostenbesparend zijn. Houd wel rekening met de levensduur van een bijvoorbeeld een tablet, die is namelijk korter dan bijvoorbeeld van een reguliere pc of laptop.
Deze manier van vergaderen is voor directeuren ook aantrekkelijk; zijn werknemers zullen minder tijd kwijt zijn aan vergaderingen en de voorbereidingen. Tijd is geld!
Tot slot nog een gouden tip voor elke werkgever; betrek je werknemers bij alle veranderingen in het bedrijf en zorg dat de werknemers inspraak hebben, hierdoor zal de werktevredenheid stijgen en zullen werknemers actiever meewerken.
Gratis proberen
Wil je ervaren hoe het is om papierloos te vergaderen? Kijk dan eens naar een proefaccount van 90 dagen van OurMeeting.