Wat is KM registratie en hoe houd je het bij?

Rijd je een auto van de zaak of heb je als ondernemer een auto gekocht voor al je afspraken en trainingen? Bij een zakelijke auto gaat in vrijwel altijd over de hoogte van de bijtelling. Dit is de belasting voor het privégebruiken van de zakelijke auto. Je kan dit als zakelijke rijder gaan betalen, maar dit hoeft niet.

Als je geen bijtelling wilt betalen, dan moet je kunnen aantonen dat je dat auto alleen zakelijk gebruikt. Je moet dan een KM registratie gaan bijhouden. KM registratie wordt ook wel rittenregistratie genoemd. In dit artikel bespreken we wat een km registratie inhoud, wat de voordelen voor ondernemers zijn en hoe je automatische iedere rit kunt registeren

KM registratie: een korte introductie

Rijd je een auto van de zaak en wil je geen bijtelling betalen? Dan zit er een limiet aan het aantal kilometers dat je met jouw auto van de zaak privé mag rijden. Het gaat om maximaal 500 kilometer per jaar.

Je moet aan de Belastingdienst aan kunnen tonen dat je inderdaad niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met jouw auto van de zaak. Kun je dit niet aantonen? Dan moet je toch bijtelling betalen. Om vrijgesteld te worden van de bijtelling, ben je verplicht om een een KM registratie bij te houden. Een KM registratie wordt ook wel een rittenregistratie genoemd.

Voordelen van KM registratie ondernemers

Door het bijhouden van een kilometerregistratie kun je als ondernemer veel voordelen behalen. Dit zijn o.a.:

  1. Door bij te houden hoeveel kilometer je jaarlijks privé rijdt met jouw auto van de zaak, kun je vrijgesteld worden van de te betalen bijtelling. Dit is dan ook het eerste voordeel van de KM registratie: het bespaart je ieder jaar weer geld.
  2. Inzicht in welke routes de bestuurders rijden. Dit geeft je inzicht of er efficiënt gereden en gepland wordt. Met deze analyse kun je het wagenpark optimaliseren en kosten besparen. En dit is een groot voordeel, want de kosten van een wagenpark zitten in de top vijf van overheadkosten van bedrijven.
  3. Tot slot kun je fraude binnen je bedrijf voorkomen door KM registratie door te voeren. Heb je bijvoorbeeld een bouwbedrijf en wil je niet dat de bestelbusjes van je bedrijf voor privé ritten worden gebruikt? Dan kun je dit voorkomen door KM registratie te verplichten. Ook als je een taxibedrijf hebt en niet wil dat jouw taxi’s voor privé ritten worden gebruikt, is KM registratie interessant.

Automatische rittenregistratie

Vroeger registreerden ondernemers hun privé kilometers op een kladblok, vandaag de dag is dit gelukkig niet meer nodig. Er zijn namelijk vele handige tools voor KM registratie, ook wel rittenregistratiesystemen genoemd.

Een rittenregistratiesysteem helpt je jouw ritten automatisch te registreren. Dit betekent dat je niet meer per rit hoeft aan te geven of dit een zakelijke rit was of niet en hoeveel kilometer je hebt gereden. Een rittenregistratiesysteem voor automatische KM registratie bespaart je simpelweg veel tijd.

Mogelijkheden automatische registratie

Er zijn verschillende soorten rittenregistratiesystemen. Enkele mogelijkheden voor automatische KM registratie zijn:

– GPS apparatuur

Een GPS apparaat slaat de gegevens van je ritten automatisch op. Je kunt deze gegevens direct doorsturen naar de belastinginspecteur. Wel is het belangrijk het apparaat op het juiste moment aan te zetten en op het juiste moment ook weer uit te zetten. Doe je dit niet, dan worden er namelijk onjuiste gegevens verzameld.

– Ingebouwde KM registratiesystemen

Je kunt ook een KM registratiesysteem in je auto van de zaak in laten bouwen. Een groot voordeel van een ingebouwd systeem, is dat alle gebruikers de gegevens van het systeem direct of per periode online uit kunnen lezen.

– Applicaties

Tot slot zijn er ook diverse apps die je kunt gebruiken voor KM registratie. Een voordeel van een KM registratie app, is het feit dat dit systeem goedkoop is. Sterker nog, veel apps voor KM registratie kun je gratis gebruiken. Nadeel is dat de belastingdienst de rittenregistratie vanuit app nooit automatische goedgekeurd. Zoek daarom altijd naar een systeem met keurmerk.

Daarnaast is het belangrijk om er rekening mee te houden dat je gegevens in een app niet volledig privé zijn. Veel apps delen de gegevens van hun gebruikers met derden. Controleer dit altijd even in de voorwaarden van een KM registratie applicatie.

KM registratie of bijtelling

Veel ondernemers vinden het bijhouden van een KM registratie teveel gedoe en accepteren daarom de bijtelling. Gelukkig zijn er oplossingen waarmee je eenvoudig je ritten kunt bijhouden.