Aan de slag met Yammer in 6 stappen

Het sociale netwerk Yammer kan de communicatie binnen bedrijven heel erg vergemakkelijken. Het blijkt echter een opgave om te starten met Yammer. Alle medewerkers moeten aan Yammer meedoen, het werkt natuurlijk niet als 1 iemand herhaaldelijk e-mailtjes blijft sturen over zaken die op Yammer al lang besproken zijn. Begin nu stap voor stap met Yammer!

Introduceren van Yammer

Yammer is een social medium waarin medewerkers van een bedrijf met elkaar communiceren over van alles en nog wat (soort Facebook). Via e-mail is het nogal eens onduidelijk wie nu waarvoor staat omdat e-mails bijvoorbeeld (per ongeluk) alleen aan de afzender beantwoord worden of omdat er een wir-war van mailtjes is met tal van onderwerpen. Yammer maakt de communicatie veel efficiënter. Met de volgende stappen kun je ermee beginnen.

Stap 1: Overtuig het management

Zorg ervoor dat het management enthousiast wordt over Yammer. Het helpt je bedrijf namelijk efficiënter, effectiever en innoverender te worden. Yammer lost namelijk twee belangrijke problemen op.

Ten eerste zijn medewerkers en managers vaak niet op dezelfde pagina. Doordat het bedrijf op een hiërarchie gebaseerd is komt een bericht van het management vaak niet bij de onderste medewerkers aan zoals het bedoeld is. Yammer creeërt een gezamenlijke communicatie ruimte waarbij misverstanden voorkomen worden en er zowel berichten van het management omlaag gestuurd kunnen worden als van de medewerkers omhoog.

Ten tweede voorkom je dat mensen met dezelfde ideeën, deze los van elkaar gaan uitwerken. Met Yammer kun je gemakkelijker deze synergies ontdekken en tijd en geld besparen.

Stap 2: Laat een project team experimenteren met Yammer

Als het management nog niet meteen overtuigd is van Yammer, kun je ook een team opzetten dat als project Yammer een aantal weken gaat uitproberen.  Als het project succesvol is kun je Yammer opnieuw aan het management voorleggen.

Stap 3: Maak medewerkers enthousiast

Om de huidige mindset van het bedrijf te veranderen en Yammer te introduceren moet men volhouden. Zoek collega’s die enthousiast zijn over Yammer en benoem ze tot “Yammer champions”. Vraag ze om mogelijkheden te spotten voor Yammer en deze in de groep te gooien. Zo gaat de rest van het personeel ook de mogelijkheden van Yammer inzien.

Stap 4: Vervang team e-mail met Yammer discussie groepen

Vraag aan de Yammer champions om voor hun team of departement een Yammer groep te maken. Hiermee wordt de communicatie binnen bepaalde groepen van het bedrijf overzichtelijk en duidelijk.

Stap 5: Koppel en deel groepen

Je wil natuurlijk niet dat verschillende teams van het bedrijf geheel los van elkaar staan. Zorg daarom dat de discussie groepen op Yammer gekoppeld worden. De Yammer champions kunnen bijvoorbeeld leider van een groep worden en zo in de gaten houden dat verschillende groepen samen blijven werken.

Stap 6: Zorg dat iedereen mee doet aan Yammer

Er zullen altijd een aantal mensen zijn die Yammer moeilijk blijven vinden. Blijf behulpzaam en geef deze mensen training voor Yammer om ze mee te krijgen. Zorg ervoor dat populaire berichtjes alleen op Yammer verschijnen, niemand wil buiten gesloten worden. Zo krijg je al je collega’s mee.

Hulp bij het invoeren van Yammer

Het blijft redelijk ingrijpend om een geheel nieuw communicatiemiddel op te zetten. Bovenstaande stappen zijn slechts een richtlijn om Yammer effectief in te voeren en te gaan gebruiken. Volg nu een workshop of training over het gebruik van Yammer binnen uw bedrijf!