Je werk overdragen aan een collega zonder losse eindjes
Je gaat een week weg, of je draait een project over naar iemand anders, en dan komt het moment waarop je alles wat in je hoofd zit op papier moet krijgen. Meestal gebeurt dat op de valreep. Je typt haastig een mailtje met drie bullets, je zegt erbij dat ze je altijd mogen appen, en je vertrekt met het idee dat het wel goed komt. Je collega zit twee dagen later te zoeken naar een wachtwoord, een bestand en de naam van die ene leverancier.
Wij hebben bij TTM Communicatie eens naast elkaar gelegd hoe onze eigen overdrachten eruitzien en waar ze telkens op stuklopen. Daar kwam een vaste werkwijze uit die je met ChatGPT in een half uur doorloopt, inclusief teksten die je zo kunt kopiëren. Wil je leren hoe je dit soort klussen structureel uit handen geeft aan AI, kijk dan eens naar onze ChatGPT-training.
Waarom overdracht misgaat
Het probleem zit zelden in luiheid. Het zit in de vloek van kennis: alles wat jij dagelijks doet, voelt zo vanzelfsprekend dat je het niet meer opschrijft. Dat de factuur van die klant altijd naar de administratie van het moederbedrijf moet, weet jij. Je collega niet. Precies die stilzwijgende afspraken veroorzaken de belletjes tijdens je vakantie.
Daar komt bij dat een overdracht bijna altijd onder tijdsdruk wordt geschreven. Je doet het op de laatste vrijdagmiddag, tussen twee afspraken door, terwijl je ook nog je mailbox wilt opruimen. Je brein gaat dan in samenvattingsmodus en laat juist de details weg die een ander nodig heeft. Een AI-assistent is hier nuttig omdat hij precies de domme vragen stelt die een collega niet durft te stellen.
Eerst dumpen, dan ordenen
Begin niet met netjes schrijven. Begin met alles eruit gooien, in willekeurige volgorde, zonder na te denken over structuur. Praat desnoods hardop tegen de spraakknop van ChatGPT terwijl je naar je agenda van de komende twee weken kijkt. Lopende klussen, half afgesproken dingen, dat telefoontje dat je nog moet plegen, de klant die volgende week belt over zijn offerte. Tien minuten rommelige tekst levert meer op dan een uur staren naar een leeg document.
Daarna laat je ChatGPT er orde in aanbrengen. Deze prompt kun je letterlijk kopiëren en plakken:
Ik draag mijn werk over aan een collega omdat ik van [datum] tot [datum] weg ben. Hieronder staat een rommelige opsomming van alles wat er speelt. Maak er een overzichtelijke overdracht van, gegroepeerd per onderwerp. Zet per punt: wat de status is, wat mijn collega concreet moet doen, wanneer het af moet en wie de contactpersoon is. Stel me daarna maximaal acht vragen over dingen die onduidelijk of onvolledig zijn, en vraag vooral door op afspraken die ik als vanzelfsprekend lijk te beschouwen. Mijn aantekeningen: [plak je tekst]
Die laatste zin doet het echte werk. In onze trainingen zien we dat mensen de AI vooral laten samenvatten, terwijl het doorvragen veel meer oplevert. De vragen die terugkomen zijn vaak ongemakkelijk precies: wie beslist als de klant niet akkoord gaat, mag je collega korting geven, waar staat dat contract eigenlijk. Beantwoord ze kort en laat de overdracht daarna opnieuw opbouwen.
Overdrachtsmail om te kopiëren
Als het document klaar is, heb je nog een korte mail nodig voor je team en je klanten. Houd die apart van het interne overzicht, want een klant hoeft niet te weten hoe jouw mappenstructuur werkt. Deze versie werkt in de meeste situaties:
Beste [naam],
Van [datum] tot en met [datum] ben ik er niet. [Collega] neemt mijn lopende zaken over en is bereikbaar via [mailadres] en [telefoonnummer]. Zij is op de hoogte van de afspraken die we hebben gemaakt, dus je kunt haar gewoon rechtstreeks benaderen. Urgente zaken rond [project] kun je het beste voor [datum] doorgeven, dan pakken we ze nog samen op. Vanaf [datum] ben ik er weer.
Met vriendelijke groet,
Wil je meer van dit soort kant-en-klare teksten, dan hebben we er eerder een reeks over gemaakt. In ons e-book met 37 teksten voor een out-of-office reply staan varianten voor bijna elke situatie, en als je terugkomt helpt onze aanpak om je mailachterstand weg te werken met ChatGPT.
Vooruitdenken in scenario’s
Een overdracht beschrijft meestal alleen de huidige stand van zaken. Wat er kan gebeuren terwijl je weg bent, staat er zelden in, en juist daar ontstaat het gedoe. Vraag ChatGPT daarom om vijf realistische scenario’s te bedenken bij jouw specifieke klussen, met per scenario de vraag wie wat mag beslissen. Denk aan een klant die zijn opdracht wil uitbreiden, een leverancier die niet levert, een factuur die wordt betwist.
Loop die lijst kort door en zet er in één zin per scenario je eigen antwoord bij. Zo geef je je collega beslisruimte in plaats van een instructie om te wachten tot jij terug bent. Dat scheelt vaak precies die twee telefoontjes op een terras. Gaat het om gevoelige informatie die je liever niet in je gespreksgeschiedenis houdt, gebruik dan de tijdelijke chat in ChatGPT.
Zelf controleren blijft nodig
Lees het eindresultaat altijd zelf na, want ChatGPT vult gaten op met aannemelijke tekst. Een deadline die jij niet noemde, kan er ineens netjes ingevuld staan. Datums, bedragen en namen check je dus stuk voor stuk. Wachtwoorden zet je sowieso niet in een chatvenster maar in je wachtwoordmanager, en toegangsrechten regel je in het systeem zelf.
Plan daarna een kort gesprek van een kwartier met je collega en loop het document samen door. Je merkt meteen waar ze fronst, en dat is de plek waar je uitleg tekortschiet. Dezelfde werkwijze gebruik je trouwens prima bij klachten beantwoorden met ChatGPT: laat de AI het concept maken, houd de beslissing bij jezelf.
Verder leren met ChatGPT
Een goede overdracht kost je nu een half uur in plaats van een halve dag, en je collega hoeft je niet meer te storen op het strand. De winst zit niet in de AI zelf, maar in het feit dat je eindelijk opschrijft wat altijd alleen in je hoofd zat. Wil jij dit soort klussen sneller en met meer rust aanpakken? Tijdens onze ChatGPT-training oefen je met je eigen werk, zodat je maandag meteen verder kunt!
