Teamproof werken met Copilot: hoe doe je dat?

Copilot wordt binnen veel teams op kantoor al gebruikt. Het is geen losse AI-tool die apart moet worden geopend, maar een tool die gewoon al in de programma’s zit waar mee gewerkt wordt. Denk aan Word, Excel, PowerPoint en bijvoorbeeld ook outlook. Juist omdat de AI-tool al standaard aan de Microsoft-programma’s is toegevoegd is het interessant voor teams om ermee te werken. Copilot kan je helpen met e-mails en meetings, maar helpt je ook tijd te winnen op die momenten van de dag waarop je vaak tijd te kort komt.

Zo werk je teamproof met Copilot

Teamproof werken met Copilot is vooral het goed kunnen maken van onderscheid tussen wat je wel met Copilot kunt doen en wat je er niet mee kunt. Teams moeten effectief samen kunnen werken. Dan is het niet nuttig als iedereen Copilot los van elkaar gebruikt. Teams moeten communicatie snel op kunnen pakken, zowel intern als extern, en het is voor elk teamlid belangrijk om altijd ‘bij’ te zijn.

Hoe kan Copilot je hier nu precies bij helpen en op welke fronten mag je hier juist niet te veel van de AI-tool verwachten? Wij vertellen je er graag meer over.

Tijd besparen op het mailverkeer

E-mail kost niet alleen tijd omdat je moet antwoorden, maar vooral omdat je eerst moet snappen wat er precies speelt. Copilot kan daarbij helpen door een e-mailthread samen te vatten. Je krijgt dan in één overzicht de kernpunten uit het gesprek, zodat je sneller kunt beslissen wat je doet. Dat is vooral handig bij lange kettingen met veel mensen of wanneer je een paar berichten gemist hebt. Je hoeft dan niet alles terug te lezen om weer “bij” te zijn. In teams komt veel onderling mailverkeer voor.

Toch is het niet voor iedereen belangrijk om in die reeks van mails betrokken te raken. Dit betekent dat je snel veel tijd kwijt kunt raken aan het lezen en doornemen van mailtjes die helemaal niet relevant zijn voor jou als teamlid. Copilot helpt je om sneller door je mailverkeer heen te gaan, waardoor je veel tijd kunt besparen.

Het opstellen van conceptantwoorden

Copilot kan ook een voorstel doen voor een antwoord. Dat betekent niet dat je het klakkeloos overneemt. Je kunt dit het best zien als een eerste versie die je zelf even menselijk maakt. Als je het goed gebruikt, scheelt het vooral denkwerk. Je hoeft niet meer vanaf nul te beginnen. Wat vaak goed werkt is het volgende: jij geeft één duidelijke zin mee over wat je wilt zeggen en Copilot helpt om daar een nette, duidelijke mail van te maken. Jij checkt daarna toon, details en afspraken.

Werk je binnen een internationaal team? Dan kan Copilot je ook helpen om een passend antwoord te geven in een andere taal. Je kunt in Outlook aan de AI-tool aangeven wat er in je antwoord moet staan en in elke taal je antwoord wilt geven. Copilot schrijft dan een antwoord direct in de gewenste taal. Dit bespaart ontzettend veel tijd, zeker wanneer je zelf de betreffende taal niet optimaal beheerst.

Meer rust tijdens en na Teams-meetings

Teams moeten veel overleggen. We weten allemaal dat meetings soms aan de lopende band voor kunnen komen in teams. Teams-meetings kunnen veel ruimte in de agenda innemen. Deze Teams-meetings zijn vaak nuttig, maar ze zorgen ook voor flink wat stress tijdens en na de meetings. Wat is er ook alweer afgesproken? Wie doet wat? Wat werd er nu ook alweer van mij verwacht?

Copilot kan in Teams helpen door gesprekken samen te vatten en actiepunten eruit te halen. Dat is handig als je even afgeleid was, later aanschoof of gewoon aan het einde van de dag geen zin meer hebt om alles terug te halen uit je geheugen. Het bespaart je niet alleen veel tijd, maar het voorkomt ook veel stress en onzekerheid.

Dit is wat je níet van Copilot mag verwachten

Copilot is een AI-tool die veel voor je kan betekenen, zeker ook als het gaat om de samenwerking binnen het team. Toch kun je er niet altijd van op aan. Het blijft een machine en geen persoon. Er zijn dan ook dingen die Copilot niet voor je oplost. Als de input rommelig is, dan wordt de output dat vaak ook. Wanneer je zelf niet duidelijk bent, dan krijg je van de tool een algemeen antwoord. Copilot werkt dus het best als je precies zegt wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld: “Vat dit samen in drie zinnen en zet de acties apart.” Of: “Schrijf dit vriendelijker, maar kort.” Het belangrijkste hierbij is ook dat je altijd blijft controleren. Dit geldt zeker als je e-mails verstuurt naar klanten of als er afspraken in staan. AI kan soms iets ‘invullen’ wat niet klopt of net te stellig formuleren. Check altijd wat de tool je voorschotelt, zodat je kunt aanpassen als dat nodig is.

Copilot helpt teams tijd te besparen

De laatste jaren hebben teams het steeds drukker gekregen. Binnen teams gebeurt meer, maar er wordt ook meer gecommuniceerd en overlegd. Er zijn meer taken die gewoon veel tijd kosten. Copilot is vooral handig bij de dagelijkse taken die echt tijd slurpen, zoals e-mailthreads en meetings. Als je het inzet voor samenvatten en eerste versies, dan kan het je werkdag echt lichter maken. De kwaliteit blijft wel altijd het beste als jij duidelijk stuurt en altijd even checkt wat eruit komt.

Wil jij binnen jouw team ook optimaal voordeel leren halen uit het gebruik van Copilot in Outlook en Teams? Dan is onze Copilot training een goede keuze voor jou! Schrijf je vandaag nog in.