Hoe werk je in ChatGPT samen met je team?
Er wordt nog weleens gedacht dat je ChatGPT alleen individueel kunt gebruiken op de werkvloer. Dit zou betekenen dat de tool nutteloos is als je altijd met een team samenwerkt. Dit is echter niet het geval! AI werkt het fijnst als je het samen slim kunt organiseren en dit is ook met ChatGPT gewoon mogelijk. In veel teams gaat het allemaal nog los van elkaar. Iedereen heeft een eigen werkwijze, prompts en versies van teksten. Het gevolg is vooral dat de kwaliteit wisselt, dat de toon steeds verschillend is en dat er onnodig veel tijd verloren gaat.
Hoe werk je nu met je team samen in ChatGPT? Dit doe je vooral door met Projecten te werken in de tool. Projecten in ChatGPT vormen een gezamenlijke werkplek met gedeelde context. Wij vertellen je er graag meer over.
Wat is een Project in ChatGPT?
Laten we even bij het begin beginnen, want wat is een Project in ChatGPT? Een Project is een plek waar je chats, bestanden en instructies bij elkaar zet. ChatGPT kan die informatie gebruiken als context, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft uit te leggen wat jullie doen of hoe jullie schrijven. OpenAI beschrijft dit als een ‘context hub’ waarmee je sneller samenwerkt en consistent blijft. Juist dit is ook waarom Projecten zo goed werken voor teams.
Waarom werken ChatGPT-Projecten zo goed voor teams?
In teams ontstaan er vaak problemen die vooral liggen op het gebied van samenwerking. Het gaat er niet om dat AI het team niet snapt, maar vooral om dat iedereen in het team anders werkt. Met een Project kun je veel zaken afspreken, zoals welke tone of voice wordt er gebruikt, welke formats gebruiken we, welke vaste prompts hanteren we en met welke documenten werken we? Hierdoor krijg je output die meer op elkaar lijkt. Dit scheelt heel veel tijd, vooral omdat je minder hoeft te herstellen of te herschrijven.
Templates en vaste prompts worden standaard
Veel teams werken met losse notities die worden aangehouden als templates of prompts. In het document of op het blaadje staat dan aangegeven welke prompt wanneer gebruikt moet worden. Het nadeel is dat niemand het kan vinden of dat het verouderd is. Het kan ook nog zijn dat de prompt tussentijds is bijgesteld in het gesprek met ChatGPT, waardoor de rest van het team er eigenlijk geen weet van heeft. Niet handig!
In een Project kun je die prompts en instructies logisch bij elkaar houden, zodat iedereen ze gebruikt. Dat betekent niet dat iedereen hetzelfde moet schrijven. Het betekent dat je een basis hebt en van daaruit varianten maakt. Dat werkt vooral goed voor terugkerend werk, zoals blogs, social media posts, nieuwsbrieven, klantmails en contentkalenders.
Samenwerken zonder dat je telkens opnieuw begint
OpenAI heeft ervoor gezorgd dat ChatGPT-projecten deelbaar zijn, waardoor teamleden kunnen voortbouwen op elkaars werk. Dat is handig als meerdere mensen aan dezelfde klant of campagne werken, of als je elkaar wilt vervangen zonder dat alles alleen ‘in iemands hoofd’ zit. Wordt er een teamlid ziek? Dan kun je het makkelijk oppakken in ChatGPT, zonder dat je alle informatie van die betreffende collega nodig hebt. Je kunt gewoon veel sneller werken en samenwerken wordt een stuk efficiënter in ChatGPT.
Het aanmaken van goede Projecten in ChatGPT
Aan de rechterzijde in het ChatGPT-menu kun je de Projecten vinden. Door op de ‘plus’ te klikken, voeg je eenvoudig een project toe. Geef je project een naam en vervolgens vind je deze map altijd terug onder ‘Projecten’. Je kunt er nu alles aan toevoegen dat relevant is, van prompts en gesprekken tot complete documenten en zelfs geluidsfragmenten. Je maakt op deze manier een project waar het hele team mee aan de slag kan met ChatGPT, waardoor je als team nooit meer gebruik hoeft te maken van losse prompts. Met Projects, vaste instructies en gedeelde formats maak je AI niet alleen sneller, maar ook consistenter. Dat is precies wat je wilt als je als organisatie herkenbaar wilt blijven.
Met je team slim omgaan met ChatGPT
Veel mensen werken nog ‘single’ met ChatGPT, maar juist voor teams kan de AI-tool ook veel voordelen bieden. Wil jij dat jouw team ChatGPT slim inzet en er een vaste en veilige werkwijze van maakt? Dan helpen onze AI-trainingen je verder. Indien gewenst kunnen wij de AI-training ook op jouw locatie aanbieden. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden!
