Notulen maken met ChatGPT lukt ook zonder Record
Een overleg van een uur, drie mensen die iets toezeggen en aan het eind een blocnote vol halve zinnen. Wie de notulen mag uitwerken is daarna zo een halve middag kwijt. En twee weken later weet niemand meer precies wie wat zou oppakken.
Wij legden bij TTM Communicatie de opnamefunctie van ChatGPT naast de manier waarop onze cursisten nu notuleren, en kwamen tot een nuchtere conclusie: je hebt die functie helemaal niet nodig. Hieronder lees je welke route wel werkt op een doodgewone Windows-laptop, inclusief prompts die je letterlijk kunt overnemen. Wil je dieper in het schrijven van zulke opdrachten duiken, dan is onze training prompts schrijven voor ChatGPT de logische volgende stap.
Waarom Record tekortschiet
ChatGPT heeft een eigen opnamefunctie: Record. Je klikt op opnemen, de app luistert mee en levert daarna een samenvatting met actiepunten af in een canvas. OpenAI kondigde die functie via zijn eigen X-account aan voor Plus-gebruikers wereldwijd, met een stevige voetnoot erbij: het werkt in de desktop-app voor macOS. Zit je op Windows, dan zie je die opnameknop gewoon niet staan. Volgens het helpcentrum van OpenAI stopt een sessie bovendien automatisch na 120 minuten.
Voor de meeste Nederlandse kantoren is dat een reële drempel. Het Nederlandse mkb draait grotendeels op Windows, en zelfs in teams met een paar Macs zit meestal net die ene notulist op een ander apparaat. Daar komt bij dat opnemen in een vergadering met klanten of medewerkers niet vanzelfsprekend is: je hebt toestemming nodig van iedereen aan tafel. Goed nieuws is dat de opnamefunctie niet de kern van de tijdwinst is. Dat is de verwerking erna, en die kan iedereen doen.
Opnemen zonder Record
Je hebt maar één ding nodig: tekst. Elke telefoon neemt geluid op met de standaard recorder-app, en Teams en Zoom maken al een transcript als je de vergadering laat opnemen. In Teams staat dat transcript na afloop bij de vergadering zelf en download je het als tekstbestand. Dat bestand sleep je in ChatGPT, en klaar. Het maakt niet uit of het een rommelig gespreksverslag is met hakkelende zinnen en onderbrekingen, want juist daar is een taalmodel goed in.
Werk je zonder opname, dan werkt de blocnote-route verrassend goed. Typ tijdens het overleg alleen trefwoorden en namen, en tik na afloop je aantekeningen in vijf minuten over in de chat. Vertel er wel bij dat het losse notities zijn. In onze ChatGPT-trainingen zien we dat deelnemers die dit twee keer hebben gedaan, hun verslag standaard binnen een kwartier de deur uit hebben in plaats van na een middag schuiven met zinnen.
Prompt die notulen oplevert
De meeste mensen typen “vat dit samen” en krijgen precies wat ze vragen: een samenvatting. Dat is geen verslag. Notulen maken met ChatGPT lukt pas goed als je vertelt wie het leest en welke kopjes je terug wilt zien. Neem deze opdracht gerust letterlijk over en plak je transcript of aantekeningen eronder:
Je bent een ervaren notulist. Hieronder staat het ruwe transcript van een teamoverleg van 45 minuten. Maak er een zakelijk verslag van in het Nederlands, voor collega’s die er niet bij waren. Gebruik drie kopjes: Besluiten, Acties (met naam en deadline) en Open punten. Schrijf per punt maximaal twee zinnen, in de verleden tijd. Neem geen zijpaden en geen small talk over. Als iets onduidelijk is, zet er dan “onduidelijk” bij in plaats van het zelf in te vullen.
Die laatste zin is de belangrijkste van de hele prompt. Zonder die instructie vult het model gaten netjes op met iets aannemelijks, en dat is precies waar een verslag onbetrouwbaar wordt. Dezelfde logica gebruikten we eerder in onze prompts voor een volgelopen mailbox: hoe scherper je de kaders zet, hoe minder je achteraf hoeft te repareren.
Besluiten, acties, open punten
Die drie kopjes lijken simpel, maar ze doen het werk. Een besluit is iets waar niemand meer op terug hoeft te komen. Een actie heeft altijd een naam en een datum, anders is het een wens. En een open punt is de eerlijke restcategorie: het onderwerp dat is aangeraakt maar niet afgemaakt. Juist die laatste lijst voorkomt dat hetzelfde punt drie overleggen achter elkaar terugkomt.
Vraag daarna om een tweede versie in een andere vorm. “Maak hier een mail van vier zinnen van voor het team” of “geef me alleen de acties als lijstje voor in onze projectkaart” kost je tien seconden en scheelt weer een klus. Werk je met vaste overlegvormen, dan loont het om je opdracht één keer goed vast te leggen in een project of custom GPT, zoals we beschreven in ons stuk over ChatGPT als echte teamtool. Microsoft-gebruikers kunnen voor hetzelfde doel naar Copilot Notebooks kijken, waar je bronnen bij elkaar zet.
Zo blijft het betrouwbaar
Lees het verslag altijd zelf na voordat je op verzenden drukt. Namen en bedragen zijn de klassieke struikelblokken, zeker als iemand snel praat of het transcript een woord verkeerd verstond. Controleer die twee dingen, dan heb je negen van de tien fouten te pakken. Zet er bij gevoelige overleggen ook geen personeelsdossiers of klantgegevens in zonder dat je weet welk abonnement je gebruikt en wat daarmee gebeurt.
Verder is er geen enkele reden om te wachten tot je een Mac hebt. Sinds OpenAI gratis gebruikers onbeperkt laat chatten, kun je deze werkwijze vandaag nog uitproberen met de aantekeningen van je eerstvolgende overleg. Eén vergadering is genoeg om te zien of het je tijd oplevert.
Zelf sneller notuleren?
Wil jij dat jouw team na elk overleg binnen een kwartier een net verslag rondstuurt, in jullie eigen toon en met acties die echt worden opgepakt? Schrijf je dan in voor onze ChatGPT training. We oefenen met je eigen vergaderstukken, zodat je maandag meteen tijd wint!
