Zo maak je een collega beheerder van je Facebook-pagina
De stagiair die jullie berichten bijhield is weg, de vorige marketingmedewerker werkt al een jaar ergens anders, en nu wil niemand meer iets kunnen wijzigen op de Facebook-pagina. Of erger: de enige beheerder van je Facebook-pagina is de persoonlijke account van iemand die met pensioen is. Dit is een van de vaakst gestelde vragen in onze trainingen, en het antwoord duurt vijf minuten zodra je weet waar je moet klikken.
Wij zochten uit hoe Facebook de paginatoegang op dit moment heeft ingericht, en zetten hieronder op een rij hoe je iemand beheerder maakt, welke rechten je juist niet moet weggeven en hoe je toegang weer netjes intrekt. Wil je dit met je eigen pagina erbij doornemen, dan zit het in onze Facebook-training voor ondernemers.
Drie soorten toegang
Het woord beheerder staat officieel niet meer in de instellingen. Facebook werkt volgens het eigen Helpcentrum met drie niveaus: Facebook-toegang, taaktoegang en community manager-toegang. Facebook-toegang is het zwaarste niveau en bestaat in twee varianten, volledige controle en gedeeltelijke controle. Wie volledige controle heeft, is wat je vroeger beheerder noemde: die persoon kan de pagina aanpassen, andere mensen toevoegen of verwijderen en in het uiterste geval de pagina verwijderen. Alleen iemand met volledige controle kan toegang verlenen, wijzigen of intrekken.
Daaronder zit taaktoegang. Die geef je per onderdeel, en volgens het Meta Business Help Center gaat het om vijf taken: content, berichten, community-activiteit, advertenties en inzichten. Iemand die alleen op reacties en Messenger zit, heeft berichten en community-activiteit nodig en verder niets. De derde vorm, community manager-toegang, is bedoeld voor mensen die in groepen en chats de orde bewaren. Hoe minder je weggeeft, hoe minder er kapot kan.
Beheerder toevoegen, stapsgewijs
De handeling zelf doe je in de pagina-instellingen of in Meta Business Suite, op een computer een stuk prettiger dan op je telefoon.
- Schakel om naar je pagina, zodat je onder de naam van de pagina werkt en niet onder je eigen profiel.
- Ga naar Instellingen en open Paginatoegang. Daar staan alle mensen die nu iets mogen.
- Kies of je iemand Facebook-toegang of taaktoegang geeft, en vul de naam of het e-mailadres in dat bij het Facebook-account van die persoon hoort.
- Zet bij taaktoegang alleen de schuifjes aan die iemand echt nodig heeft.
- Bevestig met je wachtwoord. De ander krijgt een uitnodiging en moet die zelf accepteren, dus check een dag later of dat gebeurd is.
Let op dat één ding niet kan: een pagina overdragen aan een e-mailadres in plaats van aan een mens. Facebook koppelt toegang altijd aan een persoonlijk account. Een gedeeld inlogaccount voor het hele kantoor is dus geen oplossing, want zo’n account wordt bij controle vrolijk geblokkeerd en dan ligt je pagina er ook uit.
Waarom twee mensen
Zorg dat er altijd minstens twee mensen volledige controle hebben, en dat het niet twee mensen uit hetzelfde kamertje zijn die op dezelfde dag op vakantie gaan. De reden is simpel: raakt het account van de enige beheerder kwijt, gehackt of geblokkeerd, dan heb je geen knop meer om iets te herstellen. Je moet dan een aanvraagformulier invullen en wachten, en dat wachten duurt bij Meta zelden een uurtje. We schreven eerder over de situatie dat AI je Facebook-pagina onterecht blokkeert, en het verschil tussen een lastige week en een verloren pagina zit vaak precies hier.
In onze trainingen kijken we dit standaard even na, en bij ongeveer de helft van de deelnemers staat er nog iemand in de lijst die niet meer bij het bedrijf werkt. Soms met volledige controle. Zet een terugkerende afspraak in je agenda, één keer per kwartaal, om die lijst door te lopen. Dat kost je twee minuten.
Toegang netjes intrekken
Vertrekt iemand, haal dan dezelfde dag de toegang weg via Paginatoegang. Doe dat vóór de laatste werkdag afloopt, want daarna heb je die persoon nodig voor een bevestiging die niemand nog wil geven. Bedenk ook wat er aan lopende zaken aan die persoon hing: geplande berichten, ingestelde automatische antwoorden op Facebook en advertenties die op een persoonlijke advertentieaccount staan. Wie een overdracht goed wil regelen, vindt in ons stuk over werk overdragen aan een collega een praktisch lijstje om langs te lopen.
Geef de nieuwe persoon vervolgens niet meteen alles. Begin met taaktoegang voor content en berichten, laat een paar weken meekijken, en breid daarna uit. Dat voorkomt de klassieker waarbij een nieuwe medewerker per ongeluk onder de bedrijfsnaam reageert in plaats van onder zijn eigen naam. Zeker bij reacties op je Facebook-aanbevelingen luistert de toon nauw.
Wat dit voor jou betekent
Paginatoegang is geen instelling die je één keer goed zet en dan vergeet. Het is een lijstje dat meebeweegt met je team, en dat je dus net zo behandelt als de sleutels van je zaak: niet meer uitdelen dan nodig, en altijd een tweede set in huis. Loop vandaag je Paginatoegang na en je weet binnen vijf minuten of je risico loopt.
Samen je pagina op orde
Wil jij je Facebook-pagina zo inrichten dat je team er veilig in kan werken en jij de controle houdt? In de Facebook-training van TTM Communicatie zetten we de toegang, de instellingen en je contentplanning samen goed, met je eigen pagina erbij!
