Laat Copilot je Teams-vergadering notuleren
De vergadering is net afgelopen, iedereen klapt de laptop dicht en jij zit met vier regels kriebel die je morgen niet meer snapt. Of je hebt helemaal niets opgeschreven, want je was zelf aan het woord. Copilot kan het notuleren in Microsoft Teams overnemen, maar dat werkt alleen als er vooraf één schakelaar omstaat. Daar gaat het bij de meeste bedrijven mis.
Wij hebben bij TTM Communicatie de actuele documentatie van Microsoft doorgespit en de losse eindjes op een rij gezet: wat werkt vandaag, wat zit nog in preview en welke instelling je echt niet moet vergeten. Wil je dit met je hele team onder de knie krijgen, dan is onze Microsoft Copilot 365-training de snelste route.
Eerst transcriptie aanzetten
Dit is de stap die iedereen overslaat. Microsoft schrijft in zijn ondersteuningspagina over Copilot in Teams letterlijk dat transcriptie niet nodig is om Copilot tijdens een vergadering aan te zetten, maar wel om Copilot na afloop nog iets te kunnen vragen. Zet je live transcriptie niet aan, dan verdwijnt het gesprek zodra de laatste deelnemer weg is en heb je niets om een samenvatting uit te halen. Je zit dan met een assistent die tijdens het gesprek meedenkt en daarna zijn geheugen wist.
Voor de uitgebreide samenvatting achteraf, door Microsoft intelligent recap genoemd, geldt hetzelfde. In de beheerdersdocumentatie staat dat transcriptie aan moet staan via het Teams-beleid en dat gebruikers een Teams Premium-licentie of een Microsoft Copilot-licentie nodig hebben. Staat opnemen uit, dan krijg je nog steeds een samenvatting, maar zonder sprekers, onderwerpen en hoofdstukken. Dat is het verschil tussen een lijstje afspraken en een vergadering waarin je terugspringt naar het moment dat iemand iets beloofde.
Regel dit dus één keer goed met je systeembeheerder of je Microsoft-partner, in plaats van elke vergadering opnieuw te hopen dat het aanstaat. In onze Copilot-trainingen is dit steevast het eerste wat we bij deelnemers aantreffen: de licentie is gekocht, maar het transcriptiebeleid staat nog dicht. Een kwartier werk voor de beheerder, en daarna werkt het voor iedereen.
Prompts die echt werken
Een samenvatting vragen kan iedereen. Het verschil zit in wat je erna vraagt. Microsoft geeft zelf voorbeelden die verder gaan dan een opsomming van wat er is gezegd, zoals “waar zijn we het oneens over dit onderwerp” en “maak een tabel met de besproken ideeën en hun voors en tegens”.
Vier prompts die je in het Nederlands kunt plakken en die bij ons dagelijks werk opleveren:
- Vat deze vergadering samen in maximaal tien zinnen, gericht op besluiten en niet op sfeer.
- Welke actiepunten zijn genoemd, wie is eigenaar en welke deadline is afgesproken?
- Welke vragen zijn gesteld maar niet beantwoord?
- Schrijf een korte mail aan de deelnemers met de besluiten en de afspraken voor volgende week.
Die derde is de nuttigste en wordt het minst gebruikt. Onbeantwoorde vragen zijn precies de punten die twee weken later terugkomen als vertraging. Laat Copilot ze eruit vissen en zet ze bovenaan de agenda van de volgende keer.
De actiepunten die eruit rollen blijven voorstellen van een taalmodel. Controleer ze voordat je ze rondstuurt, want een verkeerd toegewezen deadline is vervelender dan geen notulen. Je kunt ze wel direct doorzetten: hoe je Planner-taken aanmaakt vanuit Copilot beschreven we eerder. Ook in Word gaat dit door: Copilot schrijft je eerste versie van het verslag als je de samenvatting erin plakt.
Audiorecap en videorecap
Twee nieuwere vormen zijn de moeite waard als je veel overleggen hebt. Een audiorecap maakt van maximaal acht vergaderingen één gesproken samenvatting, een soort podcast over je eigen werkdag. Handig voor wie in de auto zit of tussen klanten door rijdt. Microsoft bewaart die opnames zestig dagen in OneDrive, onder Opnamen en dan AudioRecaps, en de functie zit nog in public preview. Voor audiorecap heb je bovendien specifiek een Copilot-licentie nodig; een Teams Premium-licentie volstaat daar niet.
De videorecap knipt korte fragmenten uit de opname en zet daar gesproken toelichting bij. Twee voorwaarden waar je tegenaan loopt: de vergadering moet minstens tien minuten duren en er moet echt zijn opgenomen. Alleen transcriberen levert wel tekstuele inzichten op, maar geen videofragmenten.
Nederlands ontbreekt nog
Eén kanttekening die je in de Nederlandse praktijk voelt. De vertaalde samenvatting voor meertalige vergaderingen, waarbij elke deelnemer de recap in zijn eigen taal krijgt, ondersteunt volgens Microsoft negen talen: Engels, Spaans, Japans, Frans, Duits, Portugees, Italiaans, Mandarijn en Koreaans. Nederlands staat er niet bij. Vergader je met een Duitse leverancier en een Nederlands team, reken er dan niet op dat iedereen zijn eigen versie krijgt. Spreek in dat geval af in welke taal je vergadert en laat de samenvatting in die taal staan.
Afspraken vooraf maken
Een transcript is een woordelijke vastlegging van wat je collega’s en je klanten zeggen. Dat is iets anders dan een aantekening op een blaadje. Vertel aan het begin van de vergadering dat er wordt getranscribeerd, zet het uit bij een functioneringsgesprek of een gevoelig klantgesprek, en spreek af wie de samenvatting mag delen. Je kunt de recap via Outlook ook met externe deelnemers delen, dus die drempel is laag. Juist daarom is het goed om er een lijn in te hebben. In dezelfde hoek: we schreven eerder over het geheugen van Copilot uitzetten.
Wil jij hier meer uit halen?
Notuleren is maar het begin. Zodra transcriptie aanstaat, wordt elke vergadering doorzoekbaar materiaal waar je verslagen, offertes en projectupdates uit haalt. Dat scheelt je team zo een uur per week, en het kost alleen wat afspraken vooraf.
Wil jij dat jouw team Copilot in Teams, Outlook en Word echt gebruikt in plaats van af en toe uitprobeert? Volg dan onze Microsoft Copilot 365-training, waarin we met jullie eigen vergaderingen en documenten aan de slag gaan. We kijken graag met je mee!
