Copilot herschrijft nu alleen het stukje mail dat jij kiest
Je typt een mail, leest hem terug en er klopt net één zin niet. Te bot, te lang, of net niet de goede toon. Vroeger liet je Copilot dan de hele mail opnieuw schrijven, waarna ook de zinnen die je juist wel goed vond ineens anders waren. Frustrerend, want je was eigenlijk al bijna klaar.
Daar zit sinds kort verandering in. Copilot in Outlook herschrijft nu alleen het stukje tekst dat jij selecteert, in plaats van je hele concept. Wij bij TTM Communicatie doken in de nieuwe Outlook-functies van juni en juli en zetten op een rij wat je er in de praktijk mee opschiet. Wil je zulke updates meteen goed leren toepassen? Kijk dan eens naar onze Microsoft Copilot 365 training.
Alleen je selectie herschrijven
De nieuwe manier werkt simpel. Je selecteert in een mail het stuk tekst dat je wilt aanpassen, klikt op de Copilot-knop en kiest wat er moet gebeuren. Je maakt de toon formeler of juist losser, kort de tekst in of breidt hem uit, of geeft een eigen instructie mee zoals “maak dit vriendelijker”. De rest van je mail blijft precies zoals je hem had.
Dat scheelt in de praktijk veel gepriegel. Volgens de release notes van Microsoft rolt deze functie uit in de klassieke Outlook voor Windows, waar je tijdens het opstellen losse stukken tekst kunt selecteren en laten herschrijven met je eigen aanwijzingen over toon en lengte. Zo houd je de regie over je eigen woorden en zet je Copilot alleen in waar je het nodig hebt.
Coach kijkt mee
Naast herschrijven zit er in Copilot in Outlook een Coach-functie. Die leest je concept en geeft feedback op toon, sentiment en helderheid. Klinkt je mail onbedoeld kortaf? Is de kernvraag onduidelijk? Coach wijst het aan en stelt een verbetering voor, die je met één klik overneemt als je het ermee eens bent.
In onze trainingen zien we dat juist deze feedback-stap mensen over de streep trekt. Niet omdat ze zelf geen goede mail kunnen schrijven, maar omdat een frisse blik op een gevoelige mail rust geeft voordat je op verzenden drukt. Bij een klacht, een afwijzing of een lastig verzoek maakt dat het verschil tussen een mail die goed valt en eentje die vragen oproept. Wil je Copilot breder met je team inzetten? We schreven eerder over teamproof werken met Copilot.
Copilot doorzoekt je inbox
Op 1 juli kwam er nog een grotere verandering bij. Copilot Chat in Outlook mag nu redeneren over je hele mailbox, agenda en bedrijfsdata, en niet meer alleen over de laatste paar berichten. Je stelt vragen als “wat waren de laatste updates van mijn manager over project X?” en Copilot zoekt het antwoord bij elkaar uit je mail en je vergaderingen.
Zo wordt Copilot een assistent die je inbox echt kent. Je laat actiepunten en openstaande vragen uit langere mailwisselingen opdiepen, of vraagt naar gaten in je agenda voor komende week. Handig als je maandagochtend snel wilt weten wat er nog ligt. Dat het werkt zonder aparte Copilot-licentie maakt de functie voor veel gebruikers meteen bereikbaar, aldus de aankondiging van Microsoft. Deze slag past in de lijn die we al langer zien, zoals in ons stuk over Copilot in Outlook en Teams.
Praktisch aan de slag
Wil je vandaag al meer uit Copilot in je mail halen? Een paar concrete dingen om te proberen:
- Herschrijf klein. Selecteer alleen de zin die wringt en laat die aanpassen, niet de hele mail. Je houdt je eigen toon en bent sneller klaar.
- Geef een eigen instructie. Typ letterlijk wat je wilt, bijvoorbeeld “korter en directer” of “iets warmer”. Dat werkt vaak beter dan de standaardknoppen.
- Gebruik Coach bij gevoelige mail. Laat je concept checken op toon voordat je een klacht of afwijzing verstuurt.
- Vraag je inbox uit. Begin je dag met “welke mails wachten nog op een reactie van mij?” en werk die lijst af.
Kies je Copilot vooral om sneller te schrijven, dan helpt het om te weten welk AI-model eronder zit. Daarover schreven we in Claude of GPT in Copilot. En zoek je meer van dit soort tijdwinst, lees dan onze manieren waarop Copilot je werk sneller maakt.
Meer uit Copilot halen
Copilot verandert snel, en de handigste functies zitten vaak net onder de knoppen die je dagelijks gebruikt. Wil jij dat jij en je collega’s Copilot in Outlook, Teams en Word echt onder de knie krijgen, zonder eindeloos zelf uitproberen? Volg dan onze Microsoft Copilot 365 training en werk voortaan slimmer met je mail!
