Copilot in klassieke Outlook, zo maak je er tijdwinst mee
Maandagochtend, Outlook open, 180 ongelezen berichten. Je scrolt, zet er een paar terug op ongelezen en een uur later heb je vooral gelezen en weinig beantwoord. Werk je nog met de klassieke Outlook op Windows, dan verandert daar binnenkort iets aan. Copilot in Outlook krijgt vanaf eind augustus een vaste plek naast het lint, met suggesties die meekijken met de mail die je op dat moment openhebt.
Ons team heeft de aankondiging naast de roadmap gelegd en gekeken wat dit betekent voor mensen die de hele dag in hun mailbox zitten. Je leest hieronder wat er precies verandert, welke klussen je Copilot meteen kunt geven en waar het in de praktijk stroef loopt. Wil je die mailfuncties echt onder de knie krijgen, dan oefenen we ze stap voor stap in onze Microsoft Copilot 365-training.
Nieuwe plek, actieve suggesties
Microsoft beschrijft de wijziging in roadmap-item 567007. De ingang naar Copilot verhuist in de klassieke Outlook voor Windows naar een vaste positie naast het lint en laat daar aanbevelingen zien die passen bij waar je op dat moment mee bezig bent: een lange conversatie doorlezen, een antwoord opstellen of je agenda ordenen. De uitrol begint wereldwijd eind augustus en is voor de meeste zakelijke omgevingen eind september afgerond. Overheids- en defensieomgevingen (GCC, GCC High en DoD) volgen gefaseerd tot medio oktober.
Je hebt er een actieve Microsoft 365 Copilot-licentie voor nodig. Beheerders hoeven niets in te stellen, de functie komt gewoon binnen met een update. Windows Latest wees erop dat de knop daarmee ook groter en zichtbaarder wordt, juist bij de mensen die bewust bij de klassieke Outlook bleven. Microsoft adviseert IT-afdelingen om gebruikers vooraf te laten weten dat de knop van plek verandert en om interne handleidingen daarop aan te passen, meldde Dutch IT Channel.
Meelezen blijft jouw werk
In onze trainingen zien we steeds hetzelfde patroon zodra zo’n knop verschijnt. De eerste dagen klikt iedereen enthousiast op elke suggestie, en in week twee zakt het gebruik naar nul omdat het resultaat tegenviel. Dat komt zelden door de techniek. Copilot vat een gesprek samen zoals de tekst er staat, niet zoals jij die klant kent.
Een zin als “we komen erop terug” leest de assistent als een toezegging, terwijl jij weet dat het bij die relatie betekent dat er nog helemaal niets besloten is. Lees een samenvatting dus altijd zelf na op dat soort nuances. Dat kost je twintig seconden en scheelt een pijnlijke mail.
Begin bij lange threads
De grootste tijdwinst zit niet in het opstellen van korte berichtjes, want die typ je sneller zelf. Ze zit in die conversatie van veertien mails waar drie afdelingen in meepraten en waar jij pas bij mail elf bent aangehaakt. Vraag dan niet om een algemene samenvatting, maar stel een concrete vraag: wat is er afgesproken over de levering, wie moet nog iets doen en wanneer. Hoe scherper je vraag, hoe bruikbaarder het antwoord. We zetten eerder een reeks Copilot-prompts die je meteen kunt kopiëren op een rij, die werken hier prima.
Augustus is er ook het moment voor. Kom je terug van vakantie met achthonderd berichten, laat de assistent dan eerst per afzender of project ordenen voordat je begint met antwoorden. Wie liever met een andere tool werkt, vindt in ons stuk over je mailachterstand na de vakantie een vergelijkbare aanpak met ChatGPT.
Concepten schrijven zonder eenheidsworst
Copilot komt ook in het opstelvenster zelf, waar je tekst live kunt laten aanvullen en bijschaven. Dat is handig en het is meteen de plek waar je moet opletten. Laat je een hele mail genereren, dan krijg je een keurig bericht dat klinkt als iedereen. Je klanten herkennen dat inmiddels.
Wat wel werkt: schrijf zelf drie rommelige regels met de kern erin en laat die netjes maken. Of selecteer alleen die ene alinea waar je op vastloopt. Microsoft maakte dat sinds kort mogelijk, we schreven eerder dat Copilot alleen het stukje mail herschrijft dat jij kiest. Zo blijft je eigen toon staan en verbeter je precies wat niet lekker liep.
Afspraken maken loont
Zodra die knop bij iedereen tegelijk verschijnt, gaat je hele team ermee experimenteren. Spreek daarom vooraf een paar dingen af. Wie gebruikt hem waarvoor, welke informatie stop je er niet in en wie beantwoordt de vragen van collega’s die vastlopen. Dat laatste is belangrijker dan het klinkt, want zonder aanspreekpunt verdwijnt zo’n functie stilletjes weer uit beeld.
We zien in-company groepen die hier een half uur voor uittrekken en er daarna maandenlang profijt van hebben. Combineer het met de plekken waar de assistent al meedraait, want Copilot in Outlook en Teams wordt steeds slimmer en die functies versterken elkaar.
Klaar voor eind augustus
Je krijgt dus een prominentere assistent in een mailprogramma dat je al jaren gebruikt, zonder dat je er zelf om vroeg. Je kunt hem negeren, maar dan laat je de winst op lange threads en concepten liggen. Kies er liever twee taken uit die je deze maand echt uit handen geeft en laat de rest voorlopig staan.
Wil jij dat je team die nieuwe knop vanaf dag één goed gebruikt in plaats van hem weg te klikken? Kies dan voor onze Copilot-training, waarin we met je eigen mailbox en agenda aan de slag gaan. We helpen je graag op weg!
Liever luisteren?
Deze blog is ook een aflevering van onze TTM Talks Podcast. Luister hem hieronder, of volg de show op Spotify.
