Copilot in Outlook en Teams wordt steeds slimmer

Veel mensen merken dat de gemiddelde werkdag steeds drukker wordt. De inbox stroomt achter elkaar vol, de agenda laat geen lege ruimte meer zien en de ene Teams-meeting is nog niet afgelopen of de volgende gaat alweer beginnen. Dit is precies waar Microsoft Copilot kan helpen. Deze AI-tool biedt namelijk praktische oplossingen die je werkdag een stukje lichter maken. De afgelopen tijd zijn er weer functies en verbeteringen genoemd voor Copilot in Outlook en Teams. Denk aan sneller bijlezen, samenvattingen en het omzetten van gesprekken naar duidelijke acties.

Elke dag tijd besparen met de slimmere Copilot

In het begin aarzelden mensen nog om gebruik te maken van Copilot in de Office 365 programma’s. Het is nieuw en alles wat nieuw is, is ingewikkeld. Toch heeft de AI-tool inmiddels bewezen dat het niet lastig hoeft te zijn om wel tijd te besparen met Copilot. Steeds meer mensen gaan er gebruik van maken. Copilot in Outlook en Teams wordt steeds slimmer en daar kun je elke werkdag je voordeel mee doen. Wij vertellen je graag hoe je er nu al je voordeel uit kunt halen en nemen een aantal voordelen met je door.

Je hebt minder stress door je inbox

E-mailverkeer kost vaak tijd, omdat je alles moet lezen om te weten wat belangrijk is. Copilot kan helpen door e-mailthreads samen te vatten, zodat je niet eerst door twintig berichten heen hoeft. Het idee is simpel. Je ziet sneller de kern en kunt daarna beslissen wat je ermee doet. Dit gaat niet alleen om samenvatten ‘voor de lol’, maar Microsoft heeft ervoor gezorgd dat het je echt helpt om orde te scheppen in de dagelijkse inbox-chaos. Je hebt een sneller overzicht en kunt sneller reageren.

Sneller antwoorden zonder dat je bot klinkt

Copilot kan ook helpen met het opstellen van een conceptreactie. Dat is vooral handig bij terugkerende mails of lastige formuleringen. Jij blijft natuurlijk de ‘eindredacteur’, maar als je een eerste versie krijgt die al netjes klinkt, dan scheelt dat vaak meer tijd dan je denkt. Standaard antwoorden kunnen heel bot klinken en dit wil je voorkomen. Toch wil je ook niet eindeloos veel tijd kwijtraken aan het opstellen van vriendelijke, uitgebreide antwoorden. Copilot helpt je hierbij.

Je bent sneller bijgepraat tijdens of na een meeting

Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je een meeting mist of dat je net te laat binnen bent gekomen en het begin niet mee hebt gekregen. In Teams kan Copilot tijdens of na een meeting helpen met de kern. Microsoft beschrijft bijvoorbeeld dat Copilot belangrijke punten kan samenvatten en ook actiepunten kan voorstellen. Dit is heel prettig als je later aanschoof, als je even afgeleid was of als je na drie meetings achter elkaar niet meer precies weet wat er nu allemaal is besproken.

‘Meeting recap’ wordt steeds bruikbaarder

Microsoft noemt ook verbeteringen rondom meeting recaps, zoals samenvattingen die je kunt aanpassen aan de vorm die jij prettig vindt. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde ‘template’ voor een recap. Dat is typisch zo’n functie die klein klinkt, maar in de praktijk veel helpt. Je krijgt steeds dezelfde structuur, elke keer weer.

Een mobiele voice catch-up van Copilot

Nieuw is dat Copilot in Outlook mobiel een voice catch-up kan bieden. Je kunt ‘bijlezen’ met een samenvatting van ongelezen mail en vervolgens doorgaan met acties, zoals replies opstellen. Dit betekent dat je dit ook handsfree op je mobiel kunt doen, dus zelfs onderweg als dat noodzakelijk is. Microsoft geeft aan dat dit nog relatief nieuw is. Het wordt eerst op iOS uitgerold en hierna zijn Android-toestellen aan de beurt.

Copilot werkt pas goed als jij goed stuurt

Het werken met Copilot is wel even wennen. Veel mensen verwachten dat Copilot als vanzelf precies weet wat zij willen. Dit is helaas niet het geval. Voor Copilot geldt eigenlijk hetzelfde als voor ChatGPT, namelijk dat de output beter is naarmate de opdracht beter geformuleerd is. Zeg dus duidelijk wat je nodig hebt. Copilot wordt vooral interessant op plekken waar je elke dag tijd verliest, zoals rond e-mail en meetings, samenvatten, concepten maken en acties eruit halen. Je kunt veel tijd besparen als jij precies weet hoe je Copilot ‘stuurt’.

Wil je dat jouw team Copilot écht goed leert gebruiken in Outlook en Teams? Volg dan eens een Copilot training bij ons!