Copilot in Excel gebruiken zonder dat je formules kent
Je krijgt een export uit het boekhoudpakket, twaalf tabbladen breed, met de vraag of er even een overzicht per klant uit kan komen. Voor de vergadering van morgen. Ben je handig met draaitabellen, dan ben je er een kwartier mee bezig. Ben je dat niet, dan schuift het naar volgende week. Copilot in Excel wil precies dat gat dichten, en sinds dit jaar doet de agentmodus veel meer dan een formule voorstellen.
Wij hebben die agentmodus losgelaten op echte werkmappen, van omzetlijsten tot urenregistraties, en eruit gehaald wat je er als ondernemer of teamlid aan hebt. Zit je liever een dagdeel met een trainer naast je in je eigen bestanden? Dan gaat het sneller met onze Microsoft Copilot 365-training.
Wat agentmodus doet
De gewone Copilot in Excel beantwoordt een vraag of stelt een formule voor. De agentmodus pakt een hele opdracht op. Je beschrijft in gewoon Nederlands wat je aan het eind wilt zien, waarna Copilot zelf de stappen bedenkt: data opschonen, formules schrijven, opmaak toepassen en daarna nakijken of het resultaat ergens op slaat. Klopt er iets niet, dan probeert hij het opnieuw. In de plan-modus zie je die stappen eerst op een rij, voordat er ook maar iets in je werkmap verandert.
Microsoft maakte de agentmodus op 27 januari algemeen beschikbaar voor Excel op Windows en Mac, schreef het Excel-team op de Microsoft Tech Community. Werk je in de EU, dan moest je nog even geduld hebben: pas met de Excel-update van februari kwam de functie ook naar EU-klanten in het Current Channel en het Monthly Enterprise Channel. Voor zwaardere analyses roept Copilot inmiddels ook Python aan, zonder dat je Excel verlaat. Dat verschil in reikwijdte is meteen het antwoord op de vraag die we het vaakst krijgen, namelijk wanneer je nu ChatGPT pakt en wanneer Copilot: zodra het werk in je eigen bestanden zit, wint Copilot.
Zo zet je hem aan
Drie dingen moeten kloppen. Je hebt een zakelijke Microsoft 365 Copilot-licentie nodig, of een abonnement Personal, Family of Premium, waar het via AI-credits loopt. Je werkmap moet in OneDrive of SharePoint staan, want een bestand dat alleen lokaal op je bureaublad leeft doet niet mee. En je opent Copilot vanuit het lint, waarna je in het zijpaneel omschakelt naar de agentmodus.
Zie je die knop niet staan, kijk dan naar je updatekanaal voordat je aan je licentie gaat twijfelen. Veel organisaties zitten op het Semi-Annual Channel en lopen daardoor maanden achter. Je beheerder kan dat aanpassen. Wil je ook sturen welk model het denkwerk doet, dan is het handig te weten dat Microsoft je sinds kort laat kiezen welk AI-model je werk doet.
Eerst je data opschonen
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis, en het ligt zelden aan Copilot. Samengevoegde cellen, drie sierlijke kopregels boven je tabel, lege kolomkoppen, getallen die stiekem tekst zijn, datums in vier verschillende notaties: een mens leest daar doorheen, een agent niet. Wat je krijgt is dan geen fout antwoord maar een half antwoord, en dat is verraderlijker.
Maak er daarom eerst een echte tabel van. Eén kopregel, één betekenis per kolom, geen lege rijen ertussen, en zet je bereik om met Ctrl+T zodat de kolommen een naam krijgen. Die vijf minuten voorwerk schelen meer dan welke slimme prompt ook. In onze Copilot-trainingen zien we telkens hetzelfde: deelnemers die eerst opruimen krijgen in één poging een bruikbaar overzicht, terwijl de rest drie keer bijstuurt en alsnog handmatig eindigt.
Beginnen met drie taken
Begin niet met je jaarrekening. Begin met werk dat je nu al met de hand doet en waarvan je zelf kunt zien of het klopt. Een omzetlijst per klant en per maand samenvatten, met de tien grootste klanten bovenaan, is zo’n taak. Een urenregistratie waarin je per project de geschreven uren tegen de begrote uren zet, is er nog een. En het opschonen van een adresbestand met dubbele regels en inconsistente postcodes doet Copilot beter dan de meeste mensen, simpelweg omdat hij niet moe wordt.
Formuleer je opdracht als een resultaat, niet als een handeling. Dus niet “gebruik SOM.ALS”, maar: “zet de omzet per klant per maand in een nieuw tabblad, sorteer op totaalomzet, en markeer klanten die dit jaar meer dan twintig procent zijn gedaald”. Copilot kiest zelf de formules. Wil je meer van die kant-en-klare zinnen, dan hebben we eerder een set Copilot-prompts die je meteen kunt kopiëren gepubliceerd.
Controleren blijft jouw werk
Nu het eerlijke deel. Microsoft testte de agentmodus op SpreadsheetBench, een verzameling van 912 echte spreadsheet-opgaven, en kwam uit op 57,2 procent goed. Menselijke testers scoorden op diezelfde set ongeveer 71,3 procent. Dat is knap voor een machine en het verslaat concurrerende spreadsheet-agents, maar het betekent ook dat er bij lastige opdrachten ruwweg vier op de tien niet in één keer goed gaan.
Behandel de uitkomst dus als het werk van een gretige stagiair. Vraag om de gebruikte formules, tel steekproefsgewijs één rij na met de hand, en controleer de totalen tegen een bron die je al vertrouwt. Spreek binnen je team ook af wie wat nakijkt voordat een bestand doorgaat naar de klant of de accountant; dat scheelt discussie achteraf. Hoe je zulke afspraken vastlegt, beschreven we eerder in ons stuk over teamproof werken met Copilot.
Wat dit voor jou betekent
Copilot in Excel maakt van niemand een data-analist, en dat hoeft ook niet. Wat het wel doet, is de drempel weghalen voor het routinewerk waar je nu een collega voor lastigvalt of een middag voor blokt. Wie zijn data op orde heeft en zijn eigen cijfers kent, wint daar per week echt uren mee. Wie blind vertrouwt op wat eruit rolt, krijgt vroeg of laat een vergadering met een verkeerd getal op het scherm.
Meer uit Copilot halen
Wil jij dat Copilot in Excel echt tijd oplevert in plaats van een leuk experiment blijft, met je eigen werkmappen als oefenmateriaal? Volg dan onze Microsoft Copilot 365-training, ook als in-company voor je hele team!
