Zo zet je het Copilot-geheugen uit en wis je wat het weet
Vorige maand vroeg je Copilot om een offerte voor een klant, en vandaag begint de assistent ongevraagd over diezelfde klant. Handig? Soms. Maar wie in Copilot Chat met klantdossiers, personeelszaken of omzetcijfers werkt, wil weten wat er blijft hangen. Het Copilot-geheugen uitzetten kost je een minuut. Alleen doet die ene knop minder dan de meeste mensen denken.
Wij hebben bij TTM Communicatie de documentatie van Microsoft er eens goed naast gelegd, want daar staat meer in dan de uitleg over het schuifje. Hieronder lees je waar de knop zit, wat hij wel en niet wist en welke afspraken we teams adviseren. Wil je daarna samen met je collega’s verder, dan is onze Microsoft Copilot 365-training een logische volgende stap.
Copilot-geheugen uitzetten in stappen
Het geheugen staat standaard aan. Volgens Microsoft Support vraagt Copilot soms zelf of het iets mag onthouden. Je kunt het ook gewoon opdragen, met een zin als “onthoud dat ik rapportages liever in Excel maak”. Je krijgt dan een melding dat het geheugen is bijgewerkt. Uitzetten gaat zo:
- Open Copilot Chat en log in met je werkaccount.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes (Settings and more) en kies Chat settings.
- Open het onderdeel Personalization.
- Zet de schakelaar Saved memories uit. Wil je ook niet dat Copilot iets afleidt uit eerdere gesprekken, zet dan ook de personalisatie op basis van je chatgeschiedenis uit.
Microsoft beschrijft de knoppen met Engelse namen. Gebruik je Copilot in het Nederlands, dan zoek je in hetzelfde menu naar de vertaalde variant. Zie je de schakelaars wel, maar kun je ze niet aanzetten? Dan heeft je beheerder het geheugen voor de hele organisatie uitgeschakeld. Daarover verderop meer.
Uitzetten is niet wissen
Hier gaat het vaak mis. Microsoft schrijft in de eigen supportdocumentatie dat het uitzetten van Saved memories je bestaande herinneringen niet verwijdert. Copilot gebruikt ze dan niet meer, maar ze staan er nog wel. Wil je ze echt kwijt, klik dan in datzelfde scherm op Manage saved memories. Daar verwijder je herinneringen één voor één, of alles tegelijk met Delete all memories.
Een tweede verrassing: een chat verwijderen haalt de herinneringen die uit dat gesprek zijn ontstaan niet weg. Heb je Copilot ooit een telefoonnummer laten onthouden en daarna de chat gewist, dan kan dat nummer dus nog in het geheugen zitten. Voor details die Copilot zelf uit je chatgeschiedenis afleidt, geldt een andere regel. Verwijder je alle chats waarin iets voorkwam, dan zijn de sporen daarvan volgens Microsoft Learn binnen zeven dagen weg. Zet je de personalisatie op basis van chatgeschiedenis uit, dan worden die details na 30 dagen gewist.
In onze trainingen merken we dat bijna niemand dit onderscheid kent. Deelnemers gaan ervan uit dat een verwijderde chat weg is, net als een verwijderde mail in de prullenbak. Begrijpelijk, maar bij Copilot klopt het niet. Hetzelfde patroon zagen we eerder bij OpenAI, toen we schreven dat ChatGPT steeds meer onthoudt.
Waar staan die herinneringen?
Dit vinden we zelf het interessantste deel. Microsoft Learn legt uit dat opgeslagen herinneringen, afgeleide details en je eigen instructies in een verborgen map in je Exchange-mailbox staan. Ze vallen daardoor onder dezelfde beveiliging als je mail, zoals versleuteling van opgeslagen data. Voor de beveiliging is dat prima geregeld.
Voor wie netjes bewaartermijnen heeft ingericht, zit er wel een addertje onder het gras. Retentiebeleid dat een beheerder in Microsoft Purview instelt, geldt niet voor het Copilot-geheugen. Microsoft geeft zelf het voorbeeld: staat er een regel dat Copilot-gesprekken na drie maanden verdwijnen, dan blijven de herinneringen van gebruikers gewoon bestaan. Ze blijven staan tot de gebruiker ze zelf verwijdert. Werk je met persoonsgegevens, dan is dat een goede reden om het geheugen bewust te beheren in plaats van het standaard te laten aanstaan.
Beheerders hebben minder grip
Regel jij Microsoft 365 voor je bedrijf? Dan is er één centrale knop, Enhanced personalization. Die staat standaard aan en Microsoft verwijst beheerders voor het uitzetten naar een script in Microsoft Graph. Zet je hem uit, dan zien medewerkers hun eigen geheugeninstellingen uitgeschakeld en kunnen ze die zelf niet meer aanzetten.
Wat een beheerder niet kan, is net zo belangrijk. Je kunt niet bepalen welke soort informatie Copilot onthoudt. Acties rond geheugen en personalisatie leveren bovendien geen regels op in het auditlog van Purview. Herinneringen zoeken en exporteren via eDiscovery kan wel, en dat is handig als iemand een inzageverzoek doet. Microsoft noemt de functie op dit moment nog een preview die kan veranderen. Kijk dus af en toe of de knoppen nog op dezelfde plek zitten.
Eerst afspraken, dan knoppen
Moet het geheugen dan uit? Niet per se. Een marketeer die elke week in dezelfde tone of voice schrijft, heeft er echt profijt van. Voor een HR-adviseur of een boekhouder die met persoonsgegevens werkt, ligt dat anders. Ons advies is om per functie te kiezen en dat vast te leggen, net zoals je misschien al deed toen je bedrijfsgegevens uit de training van Claude hield.
Een afspraak die we teams vaak meegeven: laat Copilot nooit wachtwoorden of BSN-nummers onthouden, en loop één keer per kwartaal samen de lijst met opgeslagen herinneringen door. Dat is een klusje van een paar minuten per persoon. Denk je aan een tijdelijke chat als uitweg? Let dan op dat beheerders volgens Microsoft ook tijdelijke chats in Purview kunnen terugvinden. Gebruik je Copilot vooral voor vaste taken, dan helpen goede Copilot-prompts die je meteen kunt kopiëren vaak meer dan een geheugen dat alles bijhoudt.
Veilig verder met Copilot
Wat betekent dit voor jou? Open vandaag even je eigen instellingen, verwijder wat er niet hoort en spreek met je collega’s af wie Copilot wat laat onthouden. Het geheugen is handig zodra je weet hoe het werkt. Weet je dat niet, dan bewaart het meer dan je lief is.
Wil jij dat jouw team Copilot slim en verantwoord gebruikt, inclusief de privacy-instellingen die niemand uit zichzelf vindt? Volg dan een Copilot training bij TTM Communicatie. Schrijf je vandaag nog in!
