Zo houd je je werk overzichtelijk met ChatGPT-projecten
Je opent ChatGPT, plakt voor de zoveelste keer je stijlgids erbij, legt nog even uit wie je klant is en welke toon het moet worden, en dan pas begin je aan je eigenlijke vraag. Morgenochtend doe je precies hetzelfde. Een los chatvenster onthoudt namelijk niets, dus herhaal je jezelf de hele dag. Met ChatGPT-projecten hoeft dat niet meer.
Wij zochten bij TTM Communicatie uit hoe de projecten-functie in de praktijk tijd bespaart, zeker nu die netjes meesynct in de vernieuwde desktop-app op je laptop, je telefoon en in de browser. Hieronder lees je hoe je zo’n project opzet en welke instellingen echt het verschil maken. Wil je er daarna dieper in duiken, dan helpt onze ChatGPT-gevorderdentraining je op weg met workflows voor je hele team.
ChatGPT-projecten uitgelegd
Een project in ChatGPT is een map rond een onderwerp. Alles wat daarbij hoort komt erin: de chats die je erover voert, de bestanden die je nodig hebt en een set vaste instructies die voor elke chat in die map gelden. Denk aan een project ‘Klantnieuwsbrief’, een project ‘Offertes’ of eentje per vaste klant.
Het voordeel zit in de herhaling. Je stelt je context maar een keer in. Open je een nieuwe chat binnen dat project, dan weet ChatGPT meteen in welke toon je schrijft, voor wie en waar het over gaat. Je begint dus niet telkens bij nul. Voor werk dat vaak terugkomt scheelt dat zo tientallen zinnen uitleg per dag.
Vaste instructies instellen
Het hart van een project zijn de vaste instructies. In dat ene tekstveld leg je uit hoe ChatGPT zich in deze map moet gedragen. Bijvoorbeeld: ‘Je bent de tekstschrijver van een fysiotherapiepraktijk. Schrijf in de je-vorm, kort en warm, vermijd jargon en sluit elke tekst af met een uitnodiging om een afspraak te maken.’ Die instructie geldt dan voor elke chat in het project, zonder dat je ‘m opnieuw hoeft te typen.
In onze trainingen zien we dat mensen hier het meeste winnen. Wie de instructie scherp formuleert, krijgt antwoorden die veel dichter bij het eindresultaat liggen. Houd het concreet en noem je doelgroep, je toon en wat je absoluut niet wilt. Werk je met een team, dan kun je zo’n project delen zodat iedereen dezelfde basis gebruikt. Hoe dat samenwerken werkt, lees je in hoe je in ChatGPT samenwerkt met je team.
Bestanden erbij
Naast instructies kun je bestanden aan een project hangen. Upload je stijlgids, je prijslijst, een productbeschrijving of een paar voorbeeldteksten, en ChatGPT gebruikt die als naslag in elke chat binnen dat project. Vraag je om een offerte, dan pakt het de juiste tarieven uit je eigen document in plaats van iets te verzinnen.
Dat is het verschil tussen een algemeen antwoord en eentje dat klopt voor jouw organisatie. Het sluit ook aan op de richting die OpenAI met ChatGPT Work inslaat: minder losse vragen, meer afgemaakt werk op basis van je eigen materiaal. Zet er wel alleen bestanden in die je met een AI-dienst mag delen.
Zo begin je
Een project opzetten kost een paar minuten. Zo pak je het aan:
- Klik in de zijbalk op ‘Nieuw project’ en geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld de klant of het type werk.
- Vul de vaste instructies in: rol, toon, doelgroep en wat je niet wilt.
- Upload de bestanden die telkens terugkomen, zoals je stijlgids of prijslijst.
- Start een chat binnen het project en verfijn de instructie zodra een antwoord nog niet lekker zit.
Begin klein, met een project voor werk dat je vaak doet. Merk je dat het loont, bouw dan rustig meer projecten op. Wil je dit koppelen aan een vaste manier van werken, kijk dan ook naar hoe je een AI-workflow voor je team maakt.
Valkuilen vermijden
Let op een paar dingen. Stop niet je hele bedrijf in een enkel project, want dan wordt de context een vergaarbak en zakt de kwaliteit. Beter een handvol scherpe projecten dan een grote allesbak. Zet geen gevoelige of vertrouwelijke gegevens in een project als je organisatie dat niet toestaat. En blijf je instructies bijstellen, want ChatGPT verandert regelmatig van gedrag. Zo ging het onlangs directer antwoorden met minder bullets, en je instructie mag daarin meebewegen.
Aan de slag
Wil jij stoppen met elke dag dezelfde uitleg intypen en je terugkerende werk in vaste projecten gieten? In onze ChatGPT-gevorderdentraining leer je stap voor stap hoe je projecten, instructies en bestanden slim inzet, zodat je hele team er sneller mee werkt.
Liever luisteren?
Deze blog is ook een aflevering van onze TTM Talks Podcast. Luister hem hieronder, of volg de show op Spotify.
