Hoe hou je ChatGPT en Copilot veilig in je team?
We hebben tegenwoordig te maken met de AU AI Act. Dit betekent dat er binnen je bedrijf verstandig en verantwoord omgegaan dient te worden met AI. Binnen veel bedrijven wordt AI steeds vaker ingezet, voor steeds meer taken, en dit kan problemen geven als je niet precies weet hoe je het best met AI omgaat. Een teamlid kan per ongeluk eens vertrouwelijke informatie invoeren in AI of een klantcase aan AI voorleggen zonder de persoonlijke informatie van de klant te verwijderen. Het is nu heel belangrijk om er goed voor te zorgen dat het gebruik van ChatGPT en Copilot veilig gebeurt in je bedrijf, terwijl het vooral ook een nutige tool moet blijven voor medewerkers. Hoe doe je dat?
Zo blijven ChatGPT en Copilot veilig
In veel organisaties gebeurt het al. De collega’s gebruiken ChatGPT of Copilot om sneller te werken. Ze gebruiken AI om even snel een mail te herschrijven, een samenvatting te maken of een opzet te maken voor een social media post. Dit kan heel nuttig zijn, maar er ontstaan twee problemen als iedereen die op zijn eigen manier doet. De kwaliteit gaat alle kanten op en niemand weet precies wat wel en niet verstandig is, vooral rond privacy en vertrouwelijke informatie. AI kan dan snel onveilig worden. Wij geven je een paar handige tips om ChatGPT en Copilot veilig en handig in gebruik te houden.
1. Maak het niet groter dan nodig
Je hoeft geen groot AI-project te starten. Wat je wel nodig hebt, is een paar simpele afspraken. Wat zetten we nooit in AI? Wanneer checken we output extra goed? Hoe zorgen we ervoor dat de toon bij ons past? Als je dat helder hebt, dan geeft dat juist rust in teams. Mensen weten waar ze aan toe zijn en durven AI beter te gebruiken.
2. Kies één werkwijze die iedereen snapt
Wat helpt, is een simpele workflow. Zorg er in je werkwijze bijvoorbeeld voor dat AI een eerste versie mag maken, maar dat er altijd een menselijke check overheen moet gaan voordat het naar buiten gaat. Zeker bij communicatie naar klanten, bij beleidsteksten of bij informatie waar feiten in staan, is dit heel belangrijk. Ook handig is om af te spreken hoe je prompts schrijft. Maak prompts niet te ingewikkeld, maar wel met een doel, een doelgroep en een toon. Dan wordt de output meteen bruikbaarder.
3. Maak templates voor terugkerend werk
Als je team vaak dezelfde soort taken heeft, maak dan vaste prompttemplates. Denk aan een klantmail, een LinkedIn-post of bijvoorbeeld een blogopzet. Dat scheelt tijd en maakt kwaliteit consistenter. Je voorkomt dat mensen elke keer opnieuw moeten ‘uitvinden’ wat werkt. Dit bespaart veel tijd en houdt het gebruik van AI veiliger.
4. Niet met alles naar AI
Een nadeel is vaak dat het gebruik van AI binnen teams ineens te makkelijk wordt. Iemand werkt in AI en bedenkt zich ineens dat hij straks naar een meeting moet bij een klant. Spontaan vraagt hij of zij aan AI wat de snelste route naar de locatie is. Vervolgens wordt er gevraagd naar wat een goede openingszin is en hierna naar wat slim is om in de meeting mee te nemen. Oh ja, na de meeting moet hij of zij naar de tandarts. Moet hij of zij zich zorgen maken om dat vreemde gevoel in die kies? Je ziet het gebeuren. Het gesprek gaat uiteindelijk niet meer om waar het wel om zou moeten gaan. Het wordt te makkelijk. Belangrijk is om niet met alles naar AI te gaan. Blijf bij je onderwerp en voorkom op die manier dat je het gebruik van AI onveilig maakt.
5. AI is geen vriend!
We kunnen er niet omheen. Veel mensen gebruiken AI tegenwoordig ook als praatpaal, als een online therapeut of een vriend om even tegenaan te zeuren. Dit mag ook, maar niet op de werkvloer. Ook op de werkvloer zijn altijd mensen die even niet lekker in hun vel zitten of kampen met vervelende problemen. Het is dan makkelijk om hierover in gesprek te gaan met AI. Het gevaar ligt dan in het feit dat mensen AI echt kunnen gaan zien als vriend. Zeker ChatGPT heeft het vermogen om heel meelevend en liefdevol te zijn. Dat kan precies zijn wat iemand op dat moment nodig heeft, maar door het gevoel van ‘vriendschap’ worden er ook snel dingen gedeeld die niet gedeeld zouden moeten worden. Houd dit ver buiten je team!
Zorg ervoor dat je medewerkers AI-geletterd zijn
AI in je team werkt het best als het simpel en duidelijk is. Maak goede afspraken en hanteer een vaste werkwijze. Zo voorkom je dat AI een risico of een chaos wordt. Je houdt AI vooral een praktische hulp waar iedereen iets aan heeft. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je medewerkers AI-geletterd zijn. Zo houd je AI veilig en handig. Wil jij dit ook goed neerzetten in je organisatie? Volg dan één van onze AI trainingen en wij helpen je een eind op weg. Eerst zelf verdiepen in AI? Lees dan één van onze boeken!
