Kant-en-klare teksten voor je betalingsherinnering
Die factuur van zes weken geleden staat nog steeds open. De klant is aardig, de samenwerking loopt prima, en juist daarom stel je dat mailtje elke keer weer uit. Straks lijk je die ondernemer die om geld zeurt. Intussen betaal jij je eigen leveranciers wel netjes op tijd.
Wij hoorden deze vraag de afgelopen weken zo vaak terug in onze cursusruimte dat we de regels en de voorbeeldteksten er eens goed naast hebben gelegd. Hieronder staan drie herinneringen die je kunt kopiëren en meteen kunt versturen, plus de prompt waarmee je ze in je eigen toon zet. Wil je dat soort dagelijkse schrijfklussen structureel sneller doen, dan helpt onze ChatGPT training voor ondernemers je daarbij op weg.
Wanneer mag je aandringen
Veel ondernemers denken dat ze moeten wachten tot de klant zelf van zich laat horen. Dat hoeft niet. Ondernemersplein, de zakelijke informatiesite van de overheid, is er duidelijk over: heb je geen betalingstermijn afgesproken, dan is die termijn 30 dagen. Tussen bedrijven onderling mag je maximaal 60 dagen afspreken, en een grootbedrijf moet een mkb-leverancier of zzp’er altijd binnen 30 dagen betalen. Staat er niets in je offerte of algemene voorwaarden, dan is die maand dus gewoon je recht.
Dat geeft je een helder moment om te beginnen. Dag 31 is geen conflict, het is een herinnering. En hoe eerder je die stuurt, hoe normaler het voelt voor allebei. Een mail na drie dagen stilte leest heel anders dan eentje na drie maanden, waarin ineens de frustratie van al die weken doorklinkt.
Vriendelijke eerste herinnering
De eerste mail gaat er nog van uit dat het een vergissing is, want dat is het meestal ook. Geen dreiging, geen uitroeptekens, wel een concreet bedrag en een concrete datum. Kopieer deze en vul je eigen gegevens in:
Onderwerp: factuur 2026-0412 nog open
Hoi Sanne,
Even een kort berichtje over factuur 2026-0412 van 12 augustus, voor 1.450 euro. In mijn administratie staat die nog als openstaand. Grote kans dat hij ergens tussen is geraakt, dat gebeurt.
Zou je willen kijken of hij bij jullie klaarstaat? Ik stuur de factuur voor het gemak nog een keer mee. Bedankt alvast.
Groet, Joost
Let op de toon: je legt het probleem bij de administratie, niet bij de persoon. Datzelfde principe gebruiken we ook als je een klacht moet beantwoorden. Je erkent de situatie en houdt de relatie heel, terwijl je wel duidelijk maakt wat er moet gebeuren.
Tweede mail met deadline
Blijft het stil, dan mag je zakelijker worden. Hier noem je voor het eerst wat er gebeurt als betaling uitblijft. Dat is geen dreigement, het is informatie. De wettelijke rente voor handelstransacties staat volgens de Rijksoverheid sinds 1 juli 2026 op 10,4 procent per jaar, en daarnaast mag je een incassovergoeding rekenen met een wettelijk minimum van 40 euro.
Onderwerp: tweede herinnering factuur 2026-0412
Hoi Sanne,
Op 3 september stuurde ik je een herinnering voor factuur 2026-0412 van 1.450 euro. Het bedrag staat bij mij nog open en ik heb nog geen reactie gehad.
Wil je zorgen dat de betaling uiterlijk vrijdag 2 oktober bij ons binnen is? Lukt dat niet, laat het dan even weten, dan kijken we samen naar een betalingsregeling. Na die datum ben ik genoodzaakt de wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.
Groet, Joost
Die ene zin over een betalingsregeling doet meer dan je denkt. Klanten die niet betalen omdat ze even krap zitten, durven dan te reageren. En een klant die reageert, betaalt uiteindelijk vaker dan een klant die zich doodzwijgt.
Laatste aanmaning schrijven
De derde mail is kort. Hoe langer je hem maakt, hoe zwakker hij wordt. Geef een termijn van veertien dagen, noem het bedrag inclusief de kosten en zeg wat de volgende stap is.
Onderwerp: laatste aanmaning factuur 2026-0412
Beste Sanne,
Ondanks twee herinneringen is factuur 2026-0412 van 1.450 euro nog niet betaald. Ik geef je hierbij veertien dagen om het bedrag alsnog over te maken, gerekend vanaf morgen.
Is het bedrag dan niet binnen, dan draag ik de vordering over aan een incassobureau. De kosten daarvan komen voor jouw rekening. Ik hoop van harte dat dat niet nodig is.
Met vriendelijke groet, Joost
Persoonlijk maken met ChatGPT
Deze teksten werken, maar ze zijn van ons. Een klant die je al acht jaar kent verdient een andere formulering dan een nieuwe opdrachtgever. Laat ChatGPT de tekst daarom omzetten naar jouw manier van schrijven, in plaats van er een nieuwe mail bij te verzinnen. Plak dit in het chatvenster:
Hieronder staat een betalingsherinnering. Herschrijf hem in mijn stijl.
Over mij: [wat je doet], klant sinds [jaar], toon [informeel/zakelijk].
Regels: maximaal 120 woorden, geen dreigende toon, noem het factuurnummer,
het bedrag en de uiterste datum letterlijk, sluit af met een vraag.
Geef me drie varianten: vriendelijk, neutraal en stevig.
[plak hier de tekst]Vraag altijd om varianten. Dan kies je zelf de toon die bij die klant past, in plaats van de eerste opzet van het model over te nemen. In onze trainingen zien we dat mensen die om drie versies vragen sneller klaar zijn dan mensen die één antwoord blijven bijschaven. Dezelfde aanpak werkt bij een volle inbox na de vakantie en bij reacties op Google-reviews.
Zet de drie teksten daarna als sjabloon in je mailprogramma of je boekhoudpakket. Dan hoef je volgende maand alleen nog een factuurnummer en een datum aan te passen. Ga je met vakantie, leg dan ook even vast wie de openstaande facturen in de gaten houdt, net zoals je dat doet als je je werk overdraagt aan een collega.
Sneller betaald krijgen
Een betalingsherinnering sturen is geen ruzie zoeken. Het is gewoon een onderdeel van je administratie, net als de factuur zelf. Wie op dag 31 een vriendelijke mail stuurt, hoeft veel minder vaak een aanmaning te schrijven. En de tijd die je wint zit niet in het typen, maar in het niet meer uitstellen.
Wil jij dit soort klussen voortaan in vijf minuten afhandelen en ChatGPT echt in jouw tone of voice laten schrijven? Volg dan onze ChatGPT training en neem je eigen teksten gewoon mee naar de cursusruimte!
