Zo maak je een AI-workflow voor je team
In veel teams wordt AI al gebruikt, maar vaak nog ‘los’. De één doet er veel mee, de ander niet. Daardoor krijg je verschillen in kwaliteit, toon en werkwijze. Zonde, want juist in teams kan AI veel opleveren. Bij een workflow denken mensen vaak aan een groot project, een nieuw systeem of extra stappen. Het mooie is wel dat een AI-workflow juist heel eenvoudig kan zijn. Het gaat vooral om afspraken maken. Wanneer gebruiken we AI, waarvoor en hoe zorgen we dat de kwaliteit goed blijft? Wij vertellen je meer over hoe je een simpele AI-workflow maakt, zonder ingewikkelde systemen en gedoe. We geven je graag een paar handige tips om mee aan de slag te gaan!
Begin bij één taak die vaak terugkomt
De makkelijkste start is een terugkerende taak in jullie werk. Bijvoorbeeld social media posts, nieuwsbrieven, blogs, klantmails of interne updates. Kies één onderdeel waar jullie vaak tijd aan kwijt zijn. Niet te groot, maar gewoon iets waar je snel resultaat kunt voelen. Daarna kijk je waar AI het meeste verschil maakt. In de praktijk is dat vaak het begin. Sneller starten, sneller structuur, sneller een eerste versie. Niet omdat AI alles moet doen, maar omdat het de drempel verlaagt.
Maak één gezamenlijke stijlafspraak
Wat je vaak ziet, is dat AI teksten per collega anders klinken. Dat komt doordat iedereen andere instructies geeft. Daarom helpt het enorm als je samen afspreekt hoe jullie willen schrijven. Kort en praktisch of juist wat formeler. Met of zonder jij-vorm. Warm of zakelijk. Als je dat één keer afspreekt, dan kun je het steeds hergebruiken. Op deze manier wordt de output automatisch consistenter, zonder dat iedereen hard hoeft te werken.
Werk met een paar vaste prompts
Je hoeft niemand prompt-specialist te maken, maar je kunt wel een paar vaste ‘basisopdrachten’ klaarzetten. Ontwikkel bijvoorbeeld één prompt voor een LinkedIn-post, één voor een blogopzet en één voor een klantmail. Dan start iedereen vanuit dezelfde basis en hoef je niet telkens opnieuw te bedenken hoe je het vraagt. Dat scheelt tijd en geeft rust. Daarnaast voorkomt het ook dat iemand alleen maar blijft tweaken, omdat de eerste output niet goed genoeg was.
Bouw een simpel controlepunt in
AI kan fouten maken. Deze fouten zijn soms klein, maar kunnen ook groter zijn. Daarom is het slim om een vast controlepunt af te spreken. Spreek bijvoorbeeld af dat je altijd even checkt op feiten, op toon en op privacy. Zeker als iets naar buiten gaat, wil je niet dat er per ongeluk iets verkeerds of te stelligs in staat. Met zo’n controlepunt wordt AI niet risicovol, maar juist betrouwbaar. Je gebruikt de snelheid van AI, maar houdt de kwaliteit van jullie team.
Deel wat werkt en maak het onderdeel van samenwerken
AI wordt vaak individueel gebruikt, maar in teams werkt het juist goed als je kennis deelt. Je kunt bijvoorbeeld goede prompts bewaren, voorbeelden delen en afspraken simpel op één plek neerzetten. Dan groeit iedereen sneller mee en hoef je niet steeds opnieuw dezelfde fouten te maken. Het maakt het allemaal een stuk eenvoudiger en je wint er ook nog eens tijd mee. Deze tijd kun je vast op een betere manier besteden. Voor het hele team maakt het het werken met AI een stuk makkelijker. Dit neemt ook veel onzekerheid weg bij teamleden die nog niet heel erg thuis zijn in het werken met AI.
Meld je aan voor een AI training
Een AI-workflow hoeft geen gedoe te zijn. Begin klein, maak een gezamenlijke stijlafspraak, gebruik vaste prompts en spreek een simpel controlepunt af. Dan merk je al snel dat je team sneller werkt, consistenter communiceert en met meer vertrouwen AI kan gebruiken. Wil je dit als team goed neerzetten? In onze AI trainingen helpen we jullie met een praktische workflow, promptformats en afspraken die passen bij jullie werk. We bieden onze trainingen op verschillende manieren aan. Liever bij jou op locatie? Dat is ook mogelijk. Neem contact met ons op voor meer informatie!
Wil je direct meer halen uit ChatGPT en Copilot in je dagelijkse werk? Met de AI-boeken van TTM Communicatie krijg je concrete handvatten, duidelijke uitleg en direct toepasbare prompts. Bezoek onze website voor meer informatie!
