AI in communicatie: wat kan wel en wat kan niet?

AI is handig in communicatie: je kunt sneller schrijven, ideeën verzamelen en teksten verbeteren. Het is daarentegen ook belangrijk om goed te weten wat je wel en niet moet doen met AI in dit vakgebied. Dit geldt zeker als je met klantinformatie, interne plannen of gevoelige gegevens werkt. Wat kun je nu wel met AI bespreken en wat niet? Wij vertellen je er graag meer over.

AI is niet automatisch veilig

Een chatbot voelt soms alsof je even met een collega praat. Je typt iets, je krijgt iets terug, en je gaat door. Toch is het belangrijk om te onthouden dat je met een systeem werkt dat jouw input verwerkt. Daarom is het slim om voorzichtig te zijn met informatie die gevoelig is of die je niet wilt delen. Dit geldt in de basis voor iedereen, maar is natuurlijk extra belangrijk voor communicatieprofessionals. Je werkt vaak met klantcases, interne plannen, conceptcampagnes, offertes of cijfers. Je werkt met informatie die je liever niet zomaar ergens neerzet, ook al voelt het alsof je het alleen voor jezelf gebruikt. Het is daarom altijd belangrijk om je te blijven realiseren dat AI niet automatisch veilig is. Je moet goed weten wat je wel met AI kunt delen, en wat niet.

Wat je meestal wel veilig kunt doen met AI

AI is heel geschikt voor taken waarbij je geen vertrouwelijke details hoeft te delen. Dit geldt bijvoorbeeld als je een tekst wilt herschrijven naar een andere toon of als je een opzet wilt voor een blog, een nieuwsbrief of een LinkedIn-post. Ook kun je AI prima gebruiken om je gedachten te ordenen en om een eerste concept te maken dat je daarna zelf invult. Het verschil zit vaak in de input. Als jij AI algemene context geeft, dan blijft het risico klein. Je kunt dus prima vragen om een voorbeeldtekst voor bijvoorbeeld ‘een organisatie in de zorg’ of ‘een MKB-bedrijf’. Dit is heel algemeen en kan prima. Het wordt een heel ander verhaal als je echte bedrijfs- of klantdetails toevoegt.

Wat je beter niet in AI kunt plaatsen

In de regel is het altijd af te raden om gevoelige informatie in AI te plaatsen. Zodra je werkt met persoonsgegevens, interne cijfers of klantinformatie, wordt het gevoelig. Dat geldt ook voor informatie die nog niet naar buiten mag, zoals nieuwe plannen, prijsafspraken of conceptstrategieën. Zelfs als je geen naam noemt, kan iemand soms toch herkenbaar zijn door de situatie of details. Een simpele regel die vaak helpt: als je het niet in een openbaar document zou zetten, zet het dan ook niet in een AI-tool.

Houd er rekening mee dat AI heel overtuigend kan zijn

AI kan mooie teksten maken, maar het kan ook dingen verzinnen. Niet expres, maar omdat het probeert een logisch antwoord te geven op basis van patronen. Het lastige is dat zo’n fout antwoord vaak heel professioneel klinkt. AI kan een antwoord van A tot en met Z verzinnen en het toch als pure waarheid over laten komen. Daarom is het belangrijk om AI te zien als startpunt. Jij blijft eindverantwoordelijk. Zeker bij feiten, cijfers, namen en claims is een snelle controle nodig voordat je iets publiceert of doorstuurt.

Let op de toon in je communicatie

Je kunt AI prima gebruiken op het gebied van communicatie, maar het laatste wat je wilt is dat duidelijk is dat het door AI gegenereerd is. AI kan helpen met tone of voice, maar het kan ook net te glad worden, of juist te algemeen. Voor communicatie is de juiste tone of voice belangrijk, want jouw merk en reputatie hangen aan de woorden die je kiest. Dus ook als de tekst ‘goed’ lijkt, is een korte check slim. Past dit bij onze manier van communiceren? Is dit hoe we het echt zouden zeggen? Staat er geen belofte in die we niet waarmaken?

Houd het vooral praktisch en simpel voor je team

Wat goed werkt in organisaties, is het maken van korte, duidelijke afspraken. Geen dik beleid waar niemand doorheen komt, maar gewoon een paar heldere regels die iedereen snapt. Wat voeren we nooit in? Hoe checken we output? En bij welke twijfels vragen we even een collega mee te kijken? Als je dit combineert met oefenen in jullie eigen praktijk, wordt AI snel iets waar mensen beter en relaxter mee werken. Je maakt je team ‘AI-geletterd’, zoals we dat noemen. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd verstandig om kan gaan met AI.

Maak communicatie met AI makkelijker en veiliger

AI kan communicatie makkelijker maken, maar alleen zolang je het verstandig inzet. Gebruik het voor structuur, varianten en eerste versies. Houd gevoelige informatie erbuiten en blijf kritisch op wat eruit komt. Dan haal je het beste uit AI, zonder gedoe achteraf.

Wil jij dat jouw team precies weet wat wel en niet slim is met AI in communicatie? In onze AI trainingen maken we dit heel praktisch, met herkenbare voorbeelden en duidelijke afspraken die je meteen kunt gebruiken. Schrijf je vandaag nog in!